Vaktmesterordningen i Hallagerbakken borettslag

Sist oppdatert: Mai 2024

Borettslaget engasjerer normalt et eller to firmaer (heretter kalt vaktmester) for å håndtere det vi kaller vaktmestertjenestene i borettslaget. Disse tjenestene inkluderer det som er nødvendig for at vi skal ha en løpende oppfølging av bygningsmassen, tekniske anlegg og uteområdene våre. Vaktmester har fullmakt, på bakgrunn av forhåndsavtale, til å koordinerer/bestille tjenester fra andre (VVS firmaer, elektriker, skadedyr, renholdsfirma etc).

Det er kun styret eller den styret gir fullmakt til som kan gi eller pålegge vaktmester oppgaver som medfører kostnader for fellesskapet. Beboerne står fritt utover avtalen med borettslaget til å engasjere vaktmester for egen risiko og regning til egne/private formål. Med unntak av snørydding og strøing skal arbeidet normalt skje innenfor den normale kontortid (kl. 8-17) på hverdager.

Avtalen(e) med vaktmester er løpende med mulighet for gjensidig oppsigelse ved normale forhold på 3 måneder. Mindre justeringer av arbeidsoppgaver og/eller avtaleforhold kan foretas etter drøftelse etter avtale.

Dersom det ikke kommer frem av beskrivelsen av den enkelte oppgave at den er en tilleggsoppgave, så inngår den i rammeavtalen.

I oppgaveporteføljen nedenfor har vi brukt fire hovedbegreper som vi har følgende forståelse av:

• Kontroll ≈ en enkel funksjonssjekk
• Ettersyn ≈ kontroll, konfigurering av systemer (f.eks. trykk på fjernvarme etter behov i den enkelte bolig), olje/smøre låser, skifte lyspærer og annet enkelt renhold og vedlikehold, etc
• Vedlikehold/utbedringer ≈ reparasjoner, utskiftninger som ikke krever autorisasjon
• Etter behov» ≈ vi forventer at vaktmester proaktivt vurderer dette fortløpende i tillegg til at styret vil gi beskjeder (ofte etter henvendelser fra beboerne). PS! ‘Etter behov’ er inkludert i fastprisavtalen dersom ikke annet eksplisitt er uttrykt.

[1] Bygninger

Borettslaget er eier av alle bygninger og skal derfor ha løpende ettersyn og vedlikehold av disse,
samt foreta større rehabiliteringer når dette er nødvendig. Vaktmester har operative oppgaver i forhold til dette.

* Pr. Januar 2024 har vi en avtale med et renholdsfirma som koster/vasker oppgangene en gang i måneden, og vasker styrerommet.

[2] Tekniske installasjoner

Vaktmesteren har ansvar for drift og oppfølging av borettslagets tekniske anlegg.

[3] Felles uteområder

Vi skal ha det ryddig og ordentlig rundt oss i borettslaget. Dette er vårt felles ansvar som beboere og andelseiere. I tillegg til dette har vaktmester en rolle i dette løpende arbeidet. Fellesområdet er hele området til borettslaget utenom den andelen som er direkte tilknyttet den enkelte andelseier.

[4] Parkeringsanlegg og parkeringsområder

Målet er å ha et trygt, innbydende og funksjonelt parkeringsanlegg for beboerne i borettslaget og tilsvarende parkeringsfasiliteter på oppmerkede parkeringsplasser.

[5] Snø, is og det som hører vinteren til

Det skal være trygt og funksjonelt å bevege seg gående og i bil i borettslaget for alle på vinteren.
Vi tilstreber å følge samme standard («universell utforming/tilgjengelighet») for dette som gjelder
til enhver tid for statlige bygg/uteområder.

* Gangveier gjelder alle innmerkede gangveier/-stier i borettslaget. Her vil vi ha noe lavere standard for enkelte stier/trappeløp f.eks. de som går mellom veiene i borettslaget med trapper, mens stier mellom oss og Ravnåsen skal holde normalstandarden. Dette må eventuelt avtales/defineres nærmere med vaktmester.

[6] Oppgaver etter behov

Dette er oppgaver som borettslaget fort betaler ekstra for, og for å unngå overraskelser har vaktmester innkalkulert et avtalt timetall for denne typen oppgaver i fastavtalen.

Disse timene registreres fortløpende og betales a konto per måned. Fire ganger i året avregnes førte timer opp mot betalte timer.

[7] Borettslagets forsikring og rammeavtaler

Vaktmester har ofte en rolle opp mot mulige forsikringsskader og våre rammeavtaler
(p.t. avtale om VVS-tjenester, skadedyr og elektriker)

=======================================

Avtale om vaktmestertjenester (uten beløp)

1. Partene
   Avtalen er mellom Hallagerbakken borettslag v/styret (heretter kalt: oppdragsgiver) og FaciliTec AS (heretter kalt: vaktmester).
2. Oppgavene
   Oppgavene som skal løses og tjenesten som skal leveres, er beskrevet i vedlegg 1 (heretter kalt arbeidsinstruksen). Arbeidsinstruksen (og denne avtalen uten beløp) vil kunne bli offentliggjort.
   Arbeidsinstruksen kan endres eller spesifiseres/justeres i kontraktsperioden dersom begge parter er enige om det. Vaktmester skal kunne kontaktes hele døgnet, og utenfor kontortid skal man ha kapasitet til å håndtere ‘krisesaker’ (som krever ‘vaktmesterkompetanse’).
   Vaktmester er ansvarlig for at ansatte/engasjerte har tilstrekkelig kompetanse til å utføre oppgavene korrekt og kostnadseffektivt.
3. Underleverandør
   Vaktmester har anledning til å benytte underleverandører til å utføre noen av oppgavene i denne avtalen, men dette skal avtales skriftlig på forhånd med oppdragsgiver.
   Det er en forutsetning at underleverandør har innrettet sin virksomhet slik at tjenesten kan utføres også ved fravær som skyldes ferie, sykdom eller annet.
   Vaktmester er ansvarlig for utførelsen av tjenesten også der hvor underleverandør benyttes. Underleverandøren skal utføre tjenesten i henhold til samme krav til standard og plikter som vaktmester. Vaktmester plikter å kontrollere at underleverandøren oppfyller dette. Vaktmester kan ikke forplikte oppdragsgiver overfor tredjemann uten skriftlig forhåndsavtale.
4. Endringer og tillegg
   Endringer og tillegg til denne kontrakt er betinget av skriftlig avtale undertegnet av vaktmester og oppdragsgiver.
5. Tilstedeværelse
   Vaktmester er til stede i borettslaget minimum 3 arbeidsdager i uken. Vaktmester skal tilstrebe å ha en liten gruppe relativt faste folk som jobber i borettslaget slik at de er kjent med de lokale forholdene og bygger en relasjon til borettslaget. Det er en forutsetning at vedkommende skal kunne kommunisere godt på norsk.
   Med unntak av snørydding og strøing skal arbeidet normalt skje innenfor normal kontortid (kl. 08-17) på hverdager. Husordensreglene skal likevel følges mht. støy.
   Vaktmester disponerer avtalt plass for parkering av kjøretøy (traktor e.l.) og sandbeholder.
   Borettslaget disponerer lagerrom for forbruksmateriell.
   Assistanse i akutte situasjoner utenom faste besøksdager/-tider, men på hverdager innenfor normal kontortid (kl. 08-17), er inkludert i avtalen. Med ‘akutte situasjoner’ menes spesielle hendelser, f.eks. dersom en garasjeport ikke fungerer. Styret/beboere kan da benytte avtalte telefonnummer til dette. Disse prioriteres i forhold til andre pågående oppgaver for at man skal få kort responstid.
6. Periode og oppsigelse
   Avtalen gjelder fra 1. mai og frem til en av partene sier den opp med 3 – tre – måneders varsel. Ved mislighold kan avtalen sies opp umiddelbart.
   Ved oppsigelse av avtalen skal all dokumentasjon, utstyr og annet tilhørende borettslaget overføres/overlates til borettslaget, senest innen 10 dager.
7. Pris
   De løpende oppgavene utføres til fast pris dersom ikke annet er avtalt konkret.
   [Prisoppsettet er tatt ut i offentliggjøring av avtalen!]

   Vi har avtalt at det á konto faktureres 6 timer fast pr. mnd., som avregnes mot reelt benyttet tid fire ganger i året (januar, april, juli og oktober). Underforbruk overføres til neste måned. Merforbruk pr. måned utover avtalt fast tid skal avtales på forhånd med styret.

   Kostnader som ikke er inkludert i fastprisavtalen:

• Kostnader forbundet med renovasjon ved bortkjøring av avfall.
• Kostnader forbundet med slamsugerbil og renovasjon
  ved rensing/tømming av kummer/gangveissluk.
• Kostnader forbundet med sikring/lift/høytrykksutstyr
  for inspeksjon/rensing av taksluk/takrenner.
• Kostnader forbundet med påfyll av strøsingel til strøsandkasser i borettslaget,
  sand til sandkasser, strøgrus/singel til vinterstrøing, kalk/gjødsel til grøntområder etc

  Alle driftskostnader for maskiner/utstyr ved utførelse av arbeidsoppgaver som spesifisert i beskrivelse/instruks er inkludert i kontraktssum hvis ikke annet er presisert.
  Dersom ikke annet er forhåndsavtalt, tilkommer det ingen andre kostnader for borettslaget som f.eks. oppmøtegebyr, tilkjøringsgebyr, administrasjonsgebyr eller liknende.

  Borettslaget stiller plass til rådighet for parkering av kjøretøy/traktor, samt strøsandsilo.
  Dette er eiendeler til leverandør, og borettslaget har ikke noe ansvar for dette.

  Prisregulering
  Prisene kan justeres 1. januar hvert år med utgangspunkt i konsumprisindeksen siste 12 måneder på faktureringstidspunktet. Første regulering kan skje 1. januar 2026.

8. Anskaffelser av materiell/tjenester
   Vaktmester kan anskaffe materiell på vegne av borettslaget etter fullmakt og i henhold til anskaffelsesreglementet til borettslaget. Materiell som anskaffes og tjenester som rekvireres til borettslaget, skal faktureres direkte til borettslaget.
   Vaktmester betales for sin tid og kompetanse i forbindelse med anskaffelser og har ikke anledning til å ta noen form for kickback/overhead/provisjon eller liknende. For anskaffelser foretatt (og fakturert) via vaktmester kan påslag foretas ved forhåndsavtale. Da skal den underliggende fakturaen fra leverandøren fremlegges.
   For oppgaver som går utover fastavtalen, kan borettslaget be om tilbud fra flere leverandører. Tidvis vil også vaktmester få anledning til å gi tilbud på slike oppdrag. Disse blir vurdert på selvstendig grunnlag.
9. Fakturering
   Faste avtaler faktureres forskuddsvis månedlig, mens andre leveranser faktureres etterskuddsvis på samlet faktura pr. måned.

   Borettslaget innvilges 30 dagers kredittid fra mottak av korrekt faktura til korrekt sted (https://hallagerbakken.no/styrearbeid/om-fakturaer-til-hallagerbakken-borettslag/).

10. Ansvar og forsikringer
    Vaktmester plikter å ha lovpålagte forsikringer, samt forsikring til dekning av skader forårsaket av vaktmester.

    Skader forårsaket av vaktmester (eller leverandører som faktureres via vaktmester), er vaktmesters ansvar og skal utbedres umiddelbart (eller etter avtale med styret). Skader skal varsles umiddelbart når partene blir kjent med forholdet. Arbeid med utbedring av skade skal være påbegynt – og om mulig sluttført – innen 6 virkedager etter varselet. I eventuelle tilfeller hvor det er nødvendig å bestille materiell med leveringstid, ventetid på underleverandør eller andre forhold som forsinker utbedring av skade utover 6 virkedager, skal oppdragsgiver informeres om forventet dato for ferdigstillelse. Vaktmester har fullt arbeidsgiveransvar for sine ansatte/engasjerte.

11. Plikt til å vite
    Vaktmester skal kjenne til og følge opp relevante lover og forskrifter, samt borettslagets egne føringer som:

• Vedtektene og husordensreglene
• Byggeveilederen
• Uteveilederen
• Anskaffelsesreglementet
• Oppdaterte oversikter/kart over
  • mulige deponeringssteder for snø
  • hekker/busker som borettslaget har vedlikeholdsansvaret for
  • andre relevante oversikter

Vaktmester skal også kjenne innholdet i gjeldende avtaler som borettslaget har inngått.Vi forventer også at vaktmester er kjent med vår vedlikeholdsplan og HMS-plan.

Siste versjon av disse dokumentene vil til enhver tid være tilgjengelig via www.hallagerbakken.no. Rammeavtalene vil også ligge der (uten priser). Ved vesentlige endringer i disse dokumentene i avtaleperioden er borettslaget pliktig til å informere om at endringer har funnet sted.

12. Dokumentasjon og oppfølging.
    Vaktmester skal gjennomføre internkontroll på vegne av borettslaget.
    Vaktmester skal ha et kvalitetskontrollsystem. Systemet skal minimum være egnet til å avdekke:

• svakheter ellerfeil i bygningsmassen og tekniske anlegg som bør inn i vedlikeholdsplaner o.l., eller som oppdragsgiverbør være oppmerksom på.
• forhold som kan medføre risiko for skade på barn og andre beboere, eller på bygningsmassen
• hvem som disponerer nøkler til fellesrom
• utstyrslister for utstyr som eies av oppdragsgiver eller som disponeres via vaktmesterlokalene og andre felleslokaler.
• oversikt over kummer (kategorisert, plassering), stoppekraner i alle former, tekniske installasjoner og liknende.
• vaktmester skal orientere styret snarest mulig om endring av beboerforhold) i borettslaget, som for eksempel framleie, som vaktmesteren blir gjort kjent med i kraft av sin stilling.

  Rutiner som skal implementeres:

• Alt som kan medføre fare for noen, skal umiddelbart varsles oppdragsgiver muntlig,og deretter skriftlig så snart det lar seg gjøre.
• Arbeidsoppdrag i og utenfor den løpende avtalen dokumenteres skriftlig. Dette gjelder også de som gjøres muntlig, og da senest en uke etterpå via e-post. Hovedansvaret for dette ligger hos vaktmester.
• Alle arbeidsoppgaver som gis og medfører utgifter utover den løpende avtalen, skal bekreftes skriftlig av oppdragsgiver!
• Vaktmester disponerer en e-postkonto <vaktmester@styret.hallagerbakken.no> som skal benyttes for å dokumentere varslinger og løpende avtaler mellom styret og vaktmester. Vi kan videresende e-post fra vaktmesterkontoen, men svar om operative forhold skal sendes fra eller med kopi til «vår» vaktmesterkonto.
• Alle arbeidsoppgaver som gis og medfører utgifter utover den løpende avtalen, skal bekreftes skriftlig av oppdragsgiver.
• Dersom ikke annet er avtalt, skal borettslagets administrative systemer benyttes der det er hensiktsmessig. Pr. dags dato har vi f.eks. oversikter og oppfølgingslister i Google Workspace, som vi forventer at vaktmester fortløpende bruker i sitt arbeid.

13. Mislighold, force majeure, reklamasjoner og tvister
    Mislighold: Manglende etterlevelse/oppfølging av noe i denne avtalen kan medføre umiddelbar oppsigelse av avtalen og fritak for gjensidige forpliktelser.

    Force majeure: Skulle det inntreffe en ekstraordinær situasjon som ligger utenfor partenes kontroll som gjør det umulig å oppfylle plikter etter denne kontrakten og som etter norsk rettspraksis må regnes som force majeure, skal motparten varsles om dette så raskt som mulig. Den rammede parts forpliktelser suspenderes så lenge den ekstraordinære situasjonen varer. Den andres motytelse suspenderes i samme tidsrom.

    Reklamasjoner. Ved reklamasjoner skal borettslaget varsle vaktmester så raskt som mulig slik at vaktmester får anledning til å rette opp i forholdene. Dersom dette ikke blir gjort innen rimelig tid, har borettslaget rett til å få dekket kostnadene ved at andre retter opp det mangelfulle arbeidet.

    Tvister. Ved tvist angående denne avtalen pålegger det partene snarest å gjennomføre forhandlinger. Dersom disse ikke fører fram, vil tvisten løses ved vanlig domsforhandling. Partene kan også velge å løse tvisten ved voldgift. Forhandlinger i eller utenfor rettsvesenet fritar ikke partene for øvrige forpliktelser i denne avtalen . Partene vedtar Oslo som verneting i alle tvister som angår denne avtalen.

Denne avtalen er utskrevet og signert i to – 2 – eksemplarer med ett til hver av partene.

Hallagerbakken, 26.april 2024

___________________________                      ___________________________

Bjørn Tommy Tollånes                                      Stian Gerhardsen

Hallagerbakken borettslag                                 FaciliTec AS