Sist oppdatert: Mai 2024
Borettslaget engasjerer normalt et eller to firmaer (heretter kalt vaktmester) for å håndtere det vi kaller vaktmestertjenestene i borettslaget. Disse tjenestene inkluderer det som er nødvendig for at vi skal ha en løpende oppfølging av bygningsmassen, tekniske anlegg og uteområdene våre. Vaktmester har fullmakt, på bakgrunn av forhåndsavtale, til å koordinerer/bestille tjenester fra andre (VVS firmaer, elektriker, skadedyr, renholdsfirma etc).
Det er kun styret eller den styret gir fullmakt til som kan gi eller pålegge vaktmester oppgaver som medfører kostnader for fellesskapet. Beboerne står fritt utover avtalen med borettslaget til å engasjere vaktmester for egen risiko og regning til egne/private formål. Med unntak av snørydding og strøing skal arbeidet normalt skje innenfor den normale kontortid (kl. 8-17) på hverdager.
Avtalen(e) med vaktmester er løpende med mulighet for gjensidig oppsigelse ved normale forhold på 3 måneder. Mindre justeringer av arbeidsoppgaver og/eller avtaleforhold kan foretas etter drøftelse etter avtale.
Dersom det ikke kommer frem av beskrivelsen av den enkelte oppgave at den er en tilleggsoppgave, så inngår den i rammeavtalen.
I oppgaveporteføljen nedenfor har vi brukt fire hovedbegreper som vi har følgende forståelse av:
- Kontroll ≈ en enkel funksjonssjekk
- Ettersyn ≈ kontroll, konfigurering av systemer (f.eks. trykk på fjernvarme etter behov i den enkelte bolig), olje/smøre låser, skifte lyspærer og annet enkelt renhold og vedlikehold, etc
- Vedlikehold/utbedringer ≈ reparasjoner, utskiftninger som ikke krever autorisasjon
- Etter behov» ≈ vi forventer at vaktmester proaktivt vurderer dette fortløpende i tillegg til at styret vil gi beskjeder (ofte etter henvendelser fra beboerne). PS! ‘Etter behov’ er inkludert i fastprisavtalen dersom ikke annet eksplisitt er uttrykt.
[1] Bygninger
Borettslaget er eier av alle bygninger og skal derfor ha løpende ettersyn og vedlikehold av disse,
samt foreta større rehabiliteringer når dette er nødvendig. Vaktmester har operative oppgaver i forhold til dette.
Tjeneste/oppgave | Frekvens |
Funksjonssjekk av fellesdører, låser og pumper . Det foretas nødvendig ettersyn ved kontroll av dørpumper/sylindere i form av smøring/justering. Dette er spesielt viktig på vinteren i parkeringshuset. | Månedlig |
Påsetting/avstenging av felles stoppekraner for utevann | 2 ganger årlig (Vår/høst) |
Ettersyn av tak/membran/takhatter/takrenner på blokkene og rekkehusene. Takrenner inspiseres fra bakkeplan. | april og september |
Rensing av slukrister (fra takrenner) | Årlig, normalt på høsten etter at løvfallet er ferdig, og etter behov |
Generelt ettersyn av fellesrom (boder, utstyrsrommene, lagerrom som i underetasjen HB 38 og trappeoppgangene) | April og september, og etter behov |
Utstyrsrommene Holde oppdatert utstyrsliste m/tilstandsstatus | min 2x årlig |
Ettersyn/rengjøring av styrerom * (lokalene er tilgjengelig for vaktmester for lunsj, WC o.l.) | Ukentlig |
Kontroll av alle luker til tak i blokkoppgangene. Alle avvik skal varsles presist til styret skriftlig. | Årlig (sommerhalvåret) |
Kontakt med renholdsfirma: Vaktmesteren skal etterse at renholdet i oppgangene blir utført som avtalt. Avvik skal meldes renholdsfirmaet skriftlig, med kopi til styret. | Månedlige stikkprøver |
* Pr. Januar 2024 har vi en avtale med et renholdsfirma som koster/vasker oppgangene en gang i måneden, og vasker styrerommet.
[2] Tekniske installasjoner
Vaktmesteren har ansvar for drift og oppfølging av borettslagets tekniske anlegg.
Tjeneste/oppgave | Frekvens |
Nøkler: Vaktmesteren er den eneste som kan rekvirere nøkler til borettslagets låssystemer. Vaktmesteren har ansvar for å levere ut og motta hovednøkler og nøkler til tekniske rom, samt holde oversikt over nøkkelbesittere. Når andre håndverkere trenger å låne nøkler på for oppdrag for borettslaget er det vaktmester som låner disse ut og sørger for at de kommer tilbake. | Etter behov |
Radiatorer: Rykke ut ved radiator-problemer Vaktmester kan bli kontaktet direkte av beboere for å avklare problemer med termostater/radiator etc, og der man selv ikke kan utbedre situasjonen (eks. skifte en termostat) skal man varsle riktig instans (p.t. VVS Gruppen, etc) ved behov. | Etter behov |
Belysning: Vaktmester har ansvar for ettersyn av alle gatelys, belysning i/rundt garasjeanlegget, tilknyttet uteboder, blokkoppganger, felleslys gavlesider/bak blokkene, etc | Månedlig |
Avtrekksvifter: Kontroll av vifter på takene; med skriftlig informasjon til beboerne og styret når feil er funnet. Utskifting av ødelagte vifter hvor det ikke kreves autorisasjon. | Årlig (og etter henvendelse) |
[3] Felles uteområder
Vi skal ha det ryddig og ordentlig rundt oss i borettslaget. Dette er vårt felles ansvar som beboere og andelseiere. I tillegg til dette har vaktmester en rolle i dette løpende arbeidet. Fellesområdet er hele området til borettslaget utenom den andelen som er direkte tilknyttet den enkelte andelseier.
Tjeneste/oppgave | Frekvens |
Papirplukking og rydding av uteområder ved hvert besøk, og ukentlig innvendig i garasjeanlegget | Ukentlig/kontinuerlig |
Tømme felles avfallsbeholdere | Ukentlig |
Feil og mangler som oppdages og som krever reparasjon, repareres straks. Ved arbeider som går utover fullmakt for engasjement av andre håndverkere eller kostnadsbeløp, skal styret kontaktes. | Etter behov |
Ettersyn av sittegrupper, gjerder, trapper o.l. | Månedlig |
Montering og demontering av juletre med belysning hver jul/nyttår. | Årlig |
Fjerne brukte juletrær (samles på «lekeplassene» innen avtalt dato). Vaktmester deponerer disse på fast avhentingssted der Renovasjonsetaten henter gratis. | Januar |
Flagget: Vaktmester skal heise/senke flagget på de offentlige flaggdagene og iht. god skikk (www.flaggregler.no). Når det ikke flagges, skal vimpelen benyttes. Flagget (og vimpelen når flagget benyttes) skal oppbevares på en trygg måte. Borettslaget flagger (halvstang) ved bisettelser av beboere når styret er varslet på forhånd av noen. | Iht. regler Pt. 2024 utføres dette av ungdom i borettslaget. |
Hageavfallsbingen skal ettersees og avfallet skal jevnlig skyves innover. Bingen tømmes etter avtale med styret | Etter behov |
Lekeplassene og lekeplassutstyr | Hver 14. dag i sommerhalvåret, og jevnlig i vinterhalvåret. |
Sandkassene: Vaktmester vender det øvre lag med sand (10-15cm), og renser ut det som ikke hører hjemme her en gang i mnd. i frostfrie måneder. Bytting/etterfylling av godkjent sand i sandkassene på lekeplassene ved behov (minimum 30 cm. av øverste lag skal utskiftes). Brukt sand tømmes eventuelt på godkjent deponiplass. Sanden kan normalt ikke gjenbrukes. | En gang i mnd. |
Husker: Henge opp husker på våren når snøen er borte (ca april). Sjekke at bakkeklaring under dekkhuskene er minimum 40 cm når de henges opp. Det skal være én dekkhuske og én rammehuske på øverste lekeplass, to dekkhusker på mellomste lekeplass, én dekkhuske og én rammehuske på nederste lekeplass. Ta ned huskene når frosten kommer (ca oktober) og lagre de på lagerrommet i HB 38. | Ca. april og oktober |
Søppelrom/-hus: Vaktmester skal etterse alle søppelrom/-hus jevnlig for feilbruk og uorden. Gjenstander som er hensatt og ikke hører hjemme i søppelrommene fjernes og settes på lagerrom i HB 38. Gjenstandene kastes i container når borettslaget har bestilt dette. Avfallsbeholderne skal flyttes og feies etter behov hver 14. dag i blokkene og månedlig i søppelhusene. | Hver 14. dag /månedlig |
Søppelrommene i blokkene skal rengjøres innvendig (vegg, dører, gulv) med egnet såpe hvert kvartal (eller etter behov) | Hvert kvartal |
Sykler, barnevogner, bildekk og annet som er hensatt under trapper og andre steder, skal fjernes etter at de har vært merket med beskjed om at dette vil skje (med minimum en måneds varsel). Ting som representerer en sikkerhetsrisiko, skal fjernes umiddelbart. | 2 ganger årlig |
Plener og beplantede grøntområder | |
Gjødsling eller kalking | Etter behov |
Gressklipping når gresshøyden er >5 cm. Med gressklipping forstås full gjennomklipping, inkl. kanttrimming langs stikk-veier/gjerder. Ved gressklipping blåses tilliggende asfalterte gang-/kjøreveier rene for gress. Det skal også sørges for at det ikke ligger gress i løvfangerne i takrennene ved blokkene. Skrenter som ligger ut fra bo-området klippes minimum 4 ganger pr. sesong. | Etter behov |
Beskjære/klippe hekker/busker på fellesområdet som er merket på vedlagte kart. Styret vil kontakte vaktmester når det er behov for beskjæring/klipping, og vil også gi instrukser for hva som skal beskjæres på kartet og hvordan. (Nå utfører grøntutvalget mye av beskjæringen i brl. Styret/grøntutvalget utarbeider en skjøtselsplan for fellesområdet. Noen ganger vil det være behov for hjelp av vaktmester for større jobber og hvor det er behov for arbeidsverktøy som styret/grøntutvalget ikke har eller kan bruke. ) | Min. 3 ganger per sesong |
Trepleie: Borettslaget har egne prosesser for beplantning, beskjæring og felling av trær der arboristltrepleier og/eller anleggsgartnere normalt er rådspurt. Ref. Uteveilederen for detaljer. Arbeidet settes normalt ut på anbud. | Etter avtale/behov (vaktmester kan koordinerer arbeidet etter avtale med styret eller styret koordinerer selv) |
Løvraking: Vaktmesteren er ansvarlig for samling og bortkjøring av løv på borettslagets område. | Etter behov og min en gang før 17. mai og ca. 2x i september/oktober |
Vanning: I samarbeid med styret/Grøntutvalget skal det avtales et vanningsregime på utvalgte områder! | Etter behov i sesongen |
Gangveier, oppmerkede stier (dette inkl. noe «utenfor» bommene) | Frekvens |
Alle veier/stier feies og ryddes. Kjørbare veier feies maskinelt, og andre veier/stier ryddes manuelt. Oppsop tømmes på godkjent deponiplass. | 2 ganger i året (april/mai + september) |
Gårdskummer og gangveisluker kontrolleres og ettersees. Synkekummene måles og tømmes ved behov. | April og september (eller oftere etter behov) |
Bistå Styret/Grøntutvalget med utkjøring og plassering av «blomsterkasser» o.l. for beplantning i borettslaget. Og tilsvarende hente dem inn igjen for vinterlagring. | 2 ganger årlig |
[4] Parkeringsanlegg og parkeringsområder
Målet er å ha et trygt, innbydende og funksjonelt parkeringsanlegg for beboerne i borettslaget og tilsvarende parkeringsfasiliteter på oppmerkede parkeringsplasser.
Tjeneste/oppgave | Frekvens |
Garasjeanlegg: Ettersyn (inkl. smøring) av porter, dører, låser, automatisk portåpner og lys, samt fjerne avfall o.l. i baktrappen. | Månedlig, eller oftere ved behov. |
Feiing av garasjeanlegget, innvending, på taket og alle uteparkeringsplasser. Med feiing i garasje forstås kjørebane og private oppstillingsplasser som er tilgjengelige. Maskinell feiing skjer med for-vanning, oppsuging eller på annen måte som sikrer at støv/skitt ikke virvles opp. Baktrappen skal også rengjøres. | En gang i året |
Varsle styret (eller den styret har gitt fullmakt) om potensielt misbruk av parkeringsplasser/fasilitetene, eller om mulige brudd på parkeringsbestemmelsene | Etter behov. |
Bommene: Følge opp at disse blir vedlikeholdt (smøres m.m.). Avklare med styret når spesialist/leverandør bør tilkalles. | Min 2 ganger i året / etter behov |
[5] Snø, is og det som hører vinteren til
Det skal være trygt og funksjonelt å bevege seg gående og i bil i borettslaget for alle på vinteren.
Vi tilstreber å følge samme standard («universell utforming/tilgjengelighet») for dette som gjelder
til enhver tid for statlige bygg/uteområder.
Tjeneste/oppgave | Frekvens |
Rydding av snø: Etter snøfall på 5 cm ryddes gang*- og kjøreveier , snuplasser og parkeringsplasser (inkludert ‘vaktmesterområdet’). – Snøfall før kl. 23:00 skal være fjernet innen kl. 7:00 påfølgende dag. – Snøfall på dagen skal fjernes innen kvelden. Deponering av snø: Det er trangt i borettslaget og vi har begrensede plasser for deponering av snø. Det er viktig at vi holder veiene og snuplassene tilgjengelige for utrykningskjøretøy o.l. Vi deponerer snø i utgangspunktet på egen eiendom. Vi oppdaterer ‘deponeringskartet’ ved behov | Etter behov |
Sandstrøing o.l. på gang-/kjøreveier: Maskinell sandstrøing ved behov med sand/pukk- blanding. Behovet vurderes fortløpende av vaktmester (samt etter rekvirering fra styret). Det skal spesielt strøes jevnlig i perioder med skifte mellom pluss og minus grader. Stiene i/ut av borettslaget skal også strøs så lenge de ryddes for snø. | Etter behov |
Fjerne snø fra takoverbygg (baldakiner) når det representerer fare Fjerne issvull/iskanter/ishumper o.l. fra innkjørslene til parkeringshuset (spesielt foran inngangen til 2. etasje), og andre steder det de hindrer trygg ferdsel (ved overgangen fra sti til vei ved søppelhuset ved flaggstangsområdet etc) | Etter behov |
Veien ved siden av parkeringshuset tilhører borettslaget, og vi har ansvaret for snørydding/vedlikehold av denne. | Etter behov |
* Gangveier gjelder alle innmerkede gangveier/-stier i borettslaget. Her vil vi ha noe lavere standard for enkelte stier/trappeløp f.eks. de som går mellom veiene i borettslaget med trapper, mens stier mellom oss og Ravnåsen skal holde normalstandarden. Dette må eventuelt avtales/defineres nærmere med vaktmester.
[6] Oppgaver etter behov
Dette er oppgaver som borettslaget fort betaler ekstra for, og for å unngå overraskelser har vaktmester innkalkulert et avtalt timetall for denne typen oppgaver i fastavtalen.
Disse timene registreres fortløpende og betales a konto per måned. Fire ganger i året avregnes førte timer opp mot betalte timer.
Tjeneste/oppgave |
Vaktmesteren har ansvar for å møte og tilrettelegge for innleide håndverkere slik at disse effektivt kan utføre de oppgaver borettslaget har rekvirert. Ved større vedlikeholdsarbeider plikter vaktmesteren å delta på byggemøter ol. Utover dette skal det løpende avtales med styret. |
Fjerne tagging/graffiti o.l. i den grad dette er mulig med tilgjengelige midler. Nødvendig malearbeid for å dekke over tagging/graffiti går under mindre reparasjoner. |
Mindre reparasjoner Mindre reparasjoner defineres som reparasjoner med tidsbruk på under 1-2 timer og hvor det ikke kreves autorisasjon. Med mindre reparasjoner menes f.eks.: justering av dørpumper på fellesdører (eks. boddører), utskifting av deksler/kupler på lysarmaturer, fastspikring/fastskruing av løse bord på fellesgjerder/-sittegrupper, reparasjon av asfalt (hull i vei), o.l. |
Miljøcontainer Borettslaget vil tidvis ha container for større ting tilgjengelig for beboerne. I de senere årene har dette vært 4-5 ganger i året. Containere etterses av vaktmester minst 1 gang ved den enkelte utplassering, og ‘komprimeres’ en gang hvis behov. |
Postkasseskilt: Bestille/utlevere skilt (I dag håndteres dette av styret) Fjerning/montering av postkasseskilt (for rekkehusene). |
Hente/samle grener, kvister og avfall i brl fra beskjæring gjort av styret/grøntutvalget og kjøre bort til kompostbingen på vaktmesterområdet. Hjelpe styret/grøntutvalget med enkel beskjæring/kutting av større stammer som ikke krever arborist. |
[7] Borettslagets forsikring og rammeavtaler
Vaktmester har ofte en rolle opp mot mulige forsikringsskader og våre rammeavtaler
(p.t. avtale om VVS-tjenester, skadedyr og elektriker)
Tjeneste/oppgave Mulige forsikringsskader eller vedlikeholdsoppgaver: En skriftlig tilbakemelding (via e-post) gis snarest til styret etter inspeksjon og etter en avtalt mal. |
Vaktmester skal sette seg inn i våre rammeavtaler slik at disse kan benyttes mest mulig hensiktsmessig og kostnadseffektivt for borettslaget! |
=======================================
Avtale om vaktmestertjenester (uten beløp)
- Partene
Avtalen er mellom Hallagerbakken borettslag v/styret (heretter kalt: oppdragsgiver) og FaciliTec AS (heretter kalt: vaktmester). - Oppgavene
Oppgavene som skal løses og tjenesten som skal leveres, er beskrevet i vedlegg 1 (heretter kalt arbeidsinstruksen). Arbeidsinstruksen (og denne avtalen uten beløp) vil kunne bli offentliggjort.
Arbeidsinstruksen kan endres eller spesifiseres/justeres i kontraktsperioden dersom begge parter er enige om det. Vaktmester skal kunne kontaktes hele døgnet, og utenfor kontortid skal man ha kapasitet til å håndtere ‘krisesaker’ (som krever ‘vaktmesterkompetanse’).
Vaktmester er ansvarlig for at ansatte/engasjerte har tilstrekkelig kompetanse til å utføre oppgavene korrekt og kostnadseffektivt. - Underleverandør
Vaktmester har anledning til å benytte underleverandører til å utføre noen av oppgavene i denne avtalen, men dette skal avtales skriftlig på forhånd med oppdragsgiver.
Det er en forutsetning at underleverandør har innrettet sin virksomhet slik at tjenesten kan utføres også ved fravær som skyldes ferie, sykdom eller annet.
Vaktmester er ansvarlig for utførelsen av tjenesten også der hvor underleverandør benyttes. Underleverandøren skal utføre tjenesten i henhold til samme krav til standard og plikter som vaktmester. Vaktmester plikter å kontrollere at underleverandøren oppfyller dette. Vaktmester kan ikke forplikte oppdragsgiver overfor tredjemann uten skriftlig forhåndsavtale. - Endringer og tillegg
Endringer og tillegg til denne kontrakt er betinget av skriftlig avtale undertegnet av vaktmester og oppdragsgiver. - Tilstedeværelse
Vaktmester er til stede i borettslaget minimum 3 arbeidsdager i uken. Vaktmester skal tilstrebe å ha en liten gruppe relativt faste folk som jobber i borettslaget slik at de er kjent med de lokale forholdene og bygger en relasjon til borettslaget. Det er en forutsetning at vedkommende skal kunne kommunisere godt på norsk.
Med unntak av snørydding og strøing skal arbeidet normalt skje innenfor normal kontortid (kl. 08-17) på hverdager. Husordensreglene skal likevel følges mht. støy.
Vaktmester disponerer avtalt plass for parkering av kjøretøy (traktor e.l.) og sandbeholder.
Borettslaget disponerer lagerrom for forbruksmateriell.
Assistanse i akutte situasjoner utenom faste besøksdager/-tider, men på hverdager innenfor normal kontortid (kl. 08-17), er inkludert i avtalen. Med ‘akutte situasjoner’ menes spesielle hendelser, f.eks. dersom en garasjeport ikke fungerer. Styret/beboere kan da benytte avtalte telefonnummer til dette. Disse prioriteres i forhold til andre pågående oppgaver for at man skal få kort responstid. - Periode og oppsigelse
Avtalen gjelder fra 1. mai og frem til en av partene sier den opp med 3 – tre – måneders varsel. Ved mislighold kan avtalen sies opp umiddelbart.
Ved oppsigelse av avtalen skal all dokumentasjon, utstyr og annet tilhørende borettslaget overføres/overlates til borettslaget, senest innen 10 dager. - Pris
De løpende oppgavene utføres til fast pris dersom ikke annet er avtalt konkret. [Prisoppsettet er tatt ut i offentliggjøring av avtalen!]Vi har avtalt at det á konto faktureres 6 timer fast pr. mnd., som avregnes mot reelt benyttet tid fire ganger i året (januar, april, juli og oktober). Underforbruk overføres til neste måned. Merforbruk pr. måned utover avtalt fast tid skal avtales på forhånd med styret.
Kostnader som ikke er inkludert i fastprisavtalen:
- Kostnader forbundet med renovasjon ved bortkjøring av avfall.
- Kostnader forbundet med slamsugerbil og renovasjon
ved rensing/tømming av kummer/gangveissluk. - Kostnader forbundet med sikring/lift/høytrykksutstyr
for inspeksjon/rensing av taksluk/takrenner. - Kostnader forbundet med påfyll av strøsingel til strøsandkasser i borettslaget,
sand til sandkasser, strøgrus/singel til vinterstrøing, kalk/gjødsel til grøntområder etcAlle driftskostnader for maskiner/utstyr ved utførelse av arbeidsoppgaver som spesifisert i beskrivelse/instruks er inkludert i kontraktssum hvis ikke annet er presisert.
Dersom ikke annet er forhåndsavtalt, tilkommer det ingen andre kostnader for borettslaget som f.eks. oppmøtegebyr, tilkjøringsgebyr, administrasjonsgebyr eller liknende.Borettslaget stiller plass til rådighet for parkering av kjøretøy/traktor, samt strøsandsilo.
Dette er eiendeler til leverandør, og borettslaget har ikke noe ansvar for dette.Prisregulering
Prisene kan justeres 1. januar hvert år med utgangspunkt i konsumprisindeksen siste 12 måneder på faktureringstidspunktet. Første regulering kan skje 1. januar 2026.
- Anskaffelser av materiell/tjenester
Vaktmester kan anskaffe materiell på vegne av borettslaget etter fullmakt og i henhold til anskaffelsesreglementet til borettslaget. Materiell som anskaffes og tjenester som rekvireres til borettslaget, skal faktureres direkte til borettslaget.
Vaktmester betales for sin tid og kompetanse i forbindelse med anskaffelser og har ikke anledning til å ta noen form for kickback/overhead/provisjon eller liknende. For anskaffelser foretatt (og fakturert) via vaktmester kan påslag foretas ved forhåndsavtale. Da skal den underliggende fakturaen fra leverandøren fremlegges.
For oppgaver som går utover fastavtalen, kan borettslaget be om tilbud fra flere leverandører. Tidvis vil også vaktmester få anledning til å gi tilbud på slike oppdrag. Disse blir vurdert på selvstendig grunnlag. - Fakturering
Faste avtaler faktureres forskuddsvis månedlig, mens andre leveranser faktureres etterskuddsvis på samlet faktura pr. måned.Borettslaget innvilges 30 dagers kredittid fra mottak av korrekt faktura til korrekt sted (https://hallagerbakken.no/styrearbeid/om-fakturaer-til-hallagerbakken-borettslag/).
- Ansvar og forsikringer
Vaktmester plikter å ha lovpålagte forsikringer, samt forsikring til dekning av skader forårsaket av vaktmester.Skader forårsaket av vaktmester (eller leverandører som faktureres via vaktmester), er vaktmesters ansvar og skal utbedres umiddelbart (eller etter avtale med styret). Skader skal varsles umiddelbart når partene blir kjent med forholdet. Arbeid med utbedring av skade skal være påbegynt – og om mulig sluttført – innen 6 virkedager etter varselet. I eventuelle tilfeller hvor det er nødvendig å bestille materiell med leveringstid, ventetid på underleverandør eller andre forhold som forsinker utbedring av skade utover 6 virkedager, skal oppdragsgiver informeres om forventet dato for ferdigstillelse. Vaktmester har fullt arbeidsgiveransvar for sine ansatte/engasjerte.
- Plikt til å vite
Vaktmester skal kjenne til og følge opp relevante lover og forskrifter, samt borettslagets egne føringer som:
- Vedtektene og husordensreglene
- Byggeveilederen
- Uteveilederen
- Anskaffelsesreglementet
- Oppdaterte oversikter/kart over
- mulige deponeringssteder for snø
- hekker/busker som borettslaget har vedlikeholdsansvaret for
- andre relevante oversikter
Vaktmester skal også kjenne innholdet i gjeldende avtaler som borettslaget har inngått.Vi forventer også at vaktmester er kjent med vår vedlikeholdsplan og HMS-plan.
Siste versjon av disse dokumentene vil til enhver tid være tilgjengelig via www.hallagerbakken.no. Rammeavtalene vil også ligge der (uten priser). Ved vesentlige endringer i disse dokumentene i avtaleperioden er borettslaget pliktig til å informere om at endringer har funnet sted.
- Dokumentasjon og oppfølging.
Vaktmester skal gjennomføre internkontroll på vegne av borettslaget.
Vaktmester skal ha et kvalitetskontrollsystem. Systemet skal minimum være egnet til å avdekke:
- svakheter ellerfeil i bygningsmassen og tekniske anlegg som bør inn i vedlikeholdsplaner o.l., eller som oppdragsgiverbør være oppmerksom på.
- forhold som kan medføre risiko for skade på barn og andre beboere, eller på bygningsmassen
- hvem som disponerer nøkler til fellesrom
- utstyrslister for utstyr som eies av oppdragsgiver eller som disponeres via vaktmesterlokalene og andre felleslokaler.
- oversikt over kummer (kategorisert, plassering), stoppekraner i alle former, tekniske installasjoner og liknende.
- vaktmester skal orientere styret snarest mulig om endring av beboerforhold) i borettslaget, som for eksempel framleie, som vaktmesteren blir gjort kjent med i kraft av sin stilling.
Rutiner som skal implementeres:
- Alt som kan medføre fare for noen, skal umiddelbart varsles oppdragsgiver muntlig,og deretter skriftlig så snart det lar seg gjøre.
- Arbeidsoppdrag i og utenfor den løpende avtalen dokumenteres skriftlig. Dette gjelder også de som gjøres muntlig, og da senest en uke etterpå via e-post. Hovedansvaret for dette ligger hos vaktmester.
- Alle arbeidsoppgaver som gis og medfører utgifter utover den løpende avtalen, skal bekreftes skriftlig av oppdragsgiver!
- Vaktmester disponerer en e-postkonto <vaktmester@styret.hallagerbakken.no> som skal benyttes for å dokumentere varslinger og løpende avtaler mellom styret og vaktmester. Vi kan videresende e-post fra vaktmesterkontoen, men svar om operative forhold skal sendes fra eller med kopi til «vår» vaktmesterkonto.
- Alle arbeidsoppgaver som gis og medfører utgifter utover den løpende avtalen, skal bekreftes skriftlig av oppdragsgiver.
- Dersom ikke annet er avtalt, skal borettslagets administrative systemer benyttes der det er hensiktsmessig. Pr. dags dato har vi f.eks. oversikter og oppfølgingslister i Google Workspace, som vi forventer at vaktmester fortløpende bruker i sitt arbeid.
- Mislighold, force majeure, reklamasjoner og tvister
Mislighold: Manglende etterlevelse/oppfølging av noe i denne avtalen kan medføre umiddelbar oppsigelse av avtalen og fritak for gjensidige forpliktelser.Force majeure: Skulle det inntreffe en ekstraordinær situasjon som ligger utenfor partenes kontroll som gjør det umulig å oppfylle plikter etter denne kontrakten og som etter norsk rettspraksis må regnes som force majeure, skal motparten varsles om dette så raskt som mulig. Den rammede parts forpliktelser suspenderes så lenge den ekstraordinære situasjonen varer. Den andres motytelse suspenderes i samme tidsrom.
Reklamasjoner. Ved reklamasjoner skal borettslaget varsle vaktmester så raskt som mulig slik at vaktmester får anledning til å rette opp i forholdene. Dersom dette ikke blir gjort innen rimelig tid, har borettslaget rett til å få dekket kostnadene ved at andre retter opp det mangelfulle arbeidet.
Tvister. Ved tvist angående denne avtalen pålegger det partene snarest å gjennomføre forhandlinger. Dersom disse ikke fører fram, vil tvisten løses ved vanlig domsforhandling. Partene kan også velge å løse tvisten ved voldgift. Forhandlinger i eller utenfor rettsvesenet fritar ikke partene for øvrige forpliktelser i denne avtalen . Partene vedtar Oslo som verneting i alle tvister som angår denne avtalen.
Denne avtalen er utskrevet og signert i to – 2 – eksemplarer med ett til hver av partene.
Hallagerbakken, 26.april 2024
___________________________ ___________________________
Bjørn Tommy Tollånes Stian Gerhardsen
Hallagerbakken borettslag FaciliTec AS