Vaktmesterordningen i Hallagerbakken borettslag

Vedtatt i styret: 18.oktober 2016

Borettslaget engasjerer normalt et eller to firmaer (heretter kalt vaktmester) for å håndtere det vi kaller vaktmestertjenestene i borettslaget. Disse tjenestene er hva som skal til for at vi skal ha en løpende oppfølging av bygningsmassen, tekniske anlegg og uteområdene våre.

Det er kun styret eller den styret gir fullmakt som kan gi eller pålegge vaktmester oppgaver. Beboerne står fritt utover avtalen med borettslaget til å engasjere vaktmester for egen risiko og regning til egne formål. Med unntak av snørydding og strøing skal arbeidet normalt skje innenfor den normale kontortid (kl. 8-17) på hverdager.

Avtalen(e) med vaktmester er normalt løpende med mulighet for gjensidig oppsigelse ved normale forhold på 3 måneder (og med årlige forhandlinger om justeringer av arbeidsoppgaver og/eller avtaleforhold, herunder prisen).

I oppgaveporteføljen nedenfor har vi brukt tre hovedbegreper som vi har følgende forståelse av:

• Kontroll ≈ en enkel funksjonssjekk
• Ettersyn ≈  kontroll, konfigurering av systemer (f.eks. trykk på fjernvarme etter behov i den enkelte bolig), olje/smøre låser, skifte lyspærer og annet enkelt renhold og vedlikehold, etc
• Vedlikehold ≈ reparasjoner, utskiftninger som ikke krever autorisasjon
• «Etter behov» ≈ i praksis etter noe er påpekt av styret (ofte etter henvendelser fra beboerne)

[1] Bygninger
Borettslaget er eier av alle bygninger og skal derfor ha løpende ettersyn og vedlikehold av disse, samt foreta større rehabiliteringer når dette er nødvendig. Vaktmester har operative oppgaver i forhold til dette.

* Pr. 2016 har vi en avtale med renholdsfirma som koster/vasker oppgangene en gang i måneden, og vasker styrerommet.

[2] Tekniske installasjoner
Vaktmesteren har ansvar for drift og oppfølging av borettslagets tekniske anlegg.

[3] Felles uteområder
Vi skal ha det ryddig og ordentlig rundt oss i borettslaget. Dette er vårt felles ansvar som beboere og andelseiere. I tillegg til dette har vaktmester en rolle i dette løpende arbeidet. Fellesområdet er hele området til borettslaget utenom den andelen som er direkte tilknyttet den enkelte andelseier.

[4] Parkeringsanlegg og parkeringsområder
Målet er å ha et trygt, innbydende og funksjonelt parkeringsanlegg for beboerne i borettslaget og tilsvarende parkeringsfasiliteter på oppmerkede parkeringsplasser.

[5] Snø, is og det som hører vinteren til
Det skal være trygt og funksjonelt å bevege seg gående og i bil i borettslaget for alle på vinteren. Vi tilstreber å følge samme standard («universell utforming/tilgjengelighet») for dette som gjelder til enhver tid for statlige bygg/uteområder.

* Gangveier gjelder alle innmerkede gangveier/-stier i borettslaget. Her vil vi ha noe lavere standard for enkelte stier/trappeløp f.eks. de som går mellom veiene i borettslaget med trapper, mens stier mellom oss og Ravnåsen skal holde normalstandarden. Dette må eventuelt avtales/defineres nærmere med vaktmester.

[6] Oppgaver etter behov
Dette er oppgaver som borettslaget fort betaler ekstra for, og for å unngå overraskelser har vaktmester innkalkulert et avtalt timetall for et denne typen oppgaver.

* Disse timene registreres fortløpende og betales akonto per måned. Fire ganger i året avregnes førte timer opp mot betalte timer.

[7] Borettslagets forsikring og rammeavtaler
Vaktmester har ofte en rolle opp mot mulige forsikringsskader og våre rammeavtaler (p.t. avtale om VVS-tjenester, skadedyr og elektriker)

8. Avtale
Avtalen med leverandøren ligger her vedlagt – uten priser – til orientering for andelseierne.

===========================================

Avtale om vaktmestertjenester

1. Partene
Avtalen er mellom Hallagerbakken borettslag v/styret (heretter kalt: oppdragsgiver) og Christiania Forvaltning & Eiendom AS (heretter kalt: vaktmester).
2. Oppgavene
Oppgavene som skal løses og tjenesten som skal leveres, er beskrevet i vedlegg 1 (heretter kalt arbeidsinstruks).

Arbeidsinstruksen (og denne avtalen uten beløp) vil kunne bli offentliggjort.

Arbeidsinstruksen kan endres eller spesifiseres/justeres i kontraktsperioden dersom begge parter er enige om det. Styret og andelseier kan iht. avtalen kontakte vaktmester når som helst på telefon 22 62 50 27. (Vaktmester vurderer selvstendig «hastedimensjonen» på henvendelser fra beboere).

Vaktmester er ansvarlig for at ansatte/engasjerte har tilstrekkelig kompetanse til å utføre oppgavene korrekt og kost-effektivt.

3. Underleverandør
Vaktmester har anledning til å benytte underleverandører til å utføre noen av oppgavene i denne avtalen, men dette skal avtales skriftlig på forhånd med oppdragsgiver.

Det er en forutsetning at underleverandør har innrettet sin virksomhet slik at tjenesten kan utføres også ved fravær som skyldes ferie, sykdom eller annet.

Vaktmester er ansvarlig for utførelsen av tjenesten også der hvor underleverandør benyttes. Underleverandøren skal utføre tjenesten i henhold til samme krav til standard og plikter som vaktmester. Vaktmester plikter å kontrollere at underleverandøren oppfyller dette. Vaktmester kan ikke forplikte oppdragsgiver overfor tredjemann.

4. Endringer og tillegg
Endringer og tillegg til denne kontrakt er betinget av skriftlig avtale undertegnet av Vaktmester og Oppdragsgiver

5. Tilstedeværelse
Vaktmester er til stede i borettslaget minimum 3 arbeidsdager i uken. Vaktmester skal tilstrebe å ha relativt faste folk (helst kun 2 personer) som jobber i borettslaget slik at de er kjent med de lokale forholdene og bygger en relasjon til borettslaget. Det er en forutsetning at vedkommende skal kunne kommunisere godt på norsk.

Med unntak av snørydding og strøing skal arbeidet normalt skje innenfor den normale kontortid (kl. 07-16) på hverdager. Husordensreglene skal likevel følges mht. støy.

Ved akutt behov for assistanse utover faste besøksdager/tider er dette inkludert i avtalen på hverdager innenfor normal kontortid kl. 07-16, dette ved spesielle hendelser, som f.eks. dersom en garasjeport ikke fungerer etc. Styret/beboere kan da benytte tlf. 22 62 50 27 for å melde behov. Disse prioriteres i forhold til andre pågående oppgaver for at man skal få kort responstid.

6. Periode og oppsigelse
Avtalen er løpende til en av partene sier den opp med 3 – tre – måneders varsel. Ved misligholdelse kan avtalen sies opp umiddelbart.

Ved oppsigelse av avtalen skal all dokumentasjon, utstyr og annet tilhørende borettslaget overføres/overlates til borettslaget, senest innen 10 dager.

Det legges opp til en rammeavtale med varighet på 4 år. Oppstart av oppdraget punkt 5 (i oppgavebeskrivelsen): 1. november 2016. Oppstart av det resterende oppdraget: 1. mai 2017.

7. Pris
De løpende oppgavene utføres til fast pris dersom ikke annet er avtalt konkret.

I perioden april til og med oktober er prisen satt til kr xxx,- pr. mnd. inkl. mva.
Totalt kr xxx, – pr. år inkl. mva. I perioden november til og med mars er det et tillegg på kr xxx,- pr. mnd. inkl. mva.
Totalt kr xxx,- pr. år inkl. mva. Singel er inkludert i prisen.

Vi har avtalt at det a konto faktureres 6 timer fast pr. mnd., som avregnes mot reelt benyttet tid fire ganger i året (januar, april, juli og oktober). Merforbruk pr. måned utover avtalt fast tid skal avtales på forhånd med styret.

Ikke inkluderte kostnader

• Kostnader forbundet med renovasjon ved bortkjøring av avfall er ikke inkludert i avtalen.
• Kostnader forbundet med slamsugerbil og renovasjon ved rensing/tømming av kummer/gangveissluk, er ikke inkludert i avtalen.
• Kostnader forbundet med sikring/lift/høytrykksutstyr for inspeksjon/rensing av taksluk/takrenner er ikke inkludert i avtale.
• Alle driftskostnader for maskiner/utstyr ved utførelse av arbeidsoppgaver som spesifisert i beskrivelse/instruks er inkludert i kontraktssum hvis ikke annet er presisert.

Oppdrag som faktureres på regning, har en timepris på kr xxx,- inkl. mva.
Utrykning etter avtale utenom normal kontortid faktureres med kr xxxx,- eks mva for 1.time, og deretter med kr xxx,- eks mva pr time.
Dersom ikke annet er forhåndsavtalt, tilkommer det ingen andre kostnader for borettslaget som f.eks. oppmøtegebyr, administrasjonsgebyr etc

Prisregulering
Prisene justeres med 100 % av konsumprisindeks 1. januar hvert år. Første regulering blir 1. januar 2018 med utgangspunkt i konsumprisindeks 01. januar 2017.

8. Anskaffelser av materiell/tjenester
Vaktmester kan anskaffe materiell på vegne av borettslaget etter fullmakt og i henhold til anskaffelsesreglementet til borettslaget. Materiell som anskaffes og tjenester som rekvireres til borettslaget, skal faktureres direkte til borettslaget.

Vaktmester betales for sin tid og kompetanse i forbindelse med anskaffelser og har ikke anledning til å ta noen form for kickback/overhead/provisjon o.l. På anskaffelser foretatt (og fakturert) via vaktmester kan påslag foretas ved forhåndsavtale. Da skal den underliggende fakturaen fra leverandøren fremlegges.

På oppgaver som går utover fastavtalen, vil borettslaget be om tilbud fra flere leverandører. Tidvis vil også vaktmester få anledning til å gi tilbud på slike oppdrag. Disse blir vurdert på selvstendig grunnlag.
9. Fakturering
Faste avtaler faktureres forskuddsvis månedlig, mens andre leveranser faktureres etterskuddsvis på samlet faktura pr. måned.

Borettslaget innvilges 30 dagers kredittid fra mottak av korrekt faktura til korrekt sted (https://hallagerbakken.no/styrearbeid/om-fakturaer-til-hallagerbakken-borettslag/).

10. Ansvar og forsikringer
Vaktmester plikter å ha lovpålagte forsikringer, samt forsikring til dekning av skader forårsaket av vaktmester.

Skader forårsaket av vaktmester (eller leverandører som faktureres via vaktmester), er vaktmesters ansvar og skal utbedres umiddelbart. Skader skal varsles umiddelbart når partene blir kjent med forholdet. Arbeid med utbedring av skade skal være påbegynt – og om mulig sluttført – innen 6 virkedager etter varselet. I eventuelle tilfeller hvor det er påkrevd å bestille materiell med leveringstid/ventetid på underleverandør/andre forhold som forsinker utbedring av skade utover 6 virkedager, informeres oppdragsgiver om forventet dato for ferdigstillelse. Vaktmester har fullt arbeidsgiveransvar ift. sine ansatte/engasjerte.

11. Plikt til å vite
Vaktmester skal kjenne til og følge opp relevante lover og forskrifter, samt borettslagets egne føringer som:

• Vedtektene og Husordensreglene
• Byggeveilederen
• Uteveilederen
• Anskaffelsesreglementet

og vaktmester skal kjenne innholdet i gjeldende (ramme)avtaler som borettslaget har inngått (i dag har vi rammeavtaler i forhold til VVS- og elektrikertjenester, håndtering av skadedyr, renhold og vektertjenester). Vi forventer også at vaktmester er kjent med vår Vedlikeholdsplan og HMS-plan.

Siste versjon av disse dokumentene vil til enhver tid være tilgjengelig via www.hallagerbakken.no. Rammeavtalene vil også ligge der (uten priser). Ved vesentlige endringer i disse dokumentene i avtaleperioden er borettslaget pliktig til å informere om at endringer har funnet sted.

12. Dokumentasjon og oppfølging.
Internkontroll
Vaktmester skal ha et kvalitetskontrollsystem. Systemet skal minimum inneholde

• svakheter/feil i bygningsmassen og tekniske anlegg som bør inn i vedlikeholdsplaner o.l., eller som styret (eier) bør være oppmerksom på.
• forhold som kan medføre risiko for skade på barn og andre beboere, eller på bygningsmassen
• hvem som disponerer nøkler til fellesrom
• utstyrslister for utstyr som eies av borettslaget eller som disponeres (eks. innleid utstyr) via vaktmesterlokalene og andre felleslokaler.

Vaktmesteren skal orientere styret snarest mulig om endring av beboerforhold (som framleie) i borettslaget som vaktmesteren blir gjort kjent med i kraft av sin stilling.

Rutiner som skal implementeres:
Alt som kan medføre fare for noen, skal umiddelbart varsles styret muntlig (og deretter skriftlig så snart det lar seg gjøre).
Arbeidsoppdrag i og utenfor den løpende avtalen dokumenteres skriftlig (også de som gjøres muntlig, og da senest en uke etterpå via e-post. Hovedansvaret for dette ligger hos vaktmester).

Alle arbeidsoppgaver som gis og medfører utgifter utover den løpende avtalen, skal bekreftes skriftlig av styret!
Vaktmester disponerer en e-postkonto <vaktmester@styret.hallagerbakken.no> som skal benyttes for å dokumentere varslinger og løpende avtaler mellom styret og vaktmester. Vi kan videresende e-post fra vaktmesterkontoen, men svar om operative forhold skal sendes fra (alternativt med kopi til) «vår» vaktmesterkonto.
Alle arbeidsoppgaver som gis og medfører utgifter utover den løpende avtalen, skal bekreftes skriftlig av styret!
Administrative systemer: Dersom ikke annet er avtalt, skal borettslagets administrative systemer benyttes der det er hensiktsmessig. Pr. dags dato har vi f.eks. oversikter og oppfølgingslister i Google Docs, som vi forventer vaktmester fortløpende bruker i sitt arbeid.

13. Mislighold, force majeure, reklamasjoner og tvister
Mislighold: Manglende etterlevelse/oppfølging av noe i denne avtalen kan medføre umiddelbar oppsigelse av avtalen og fritak for gjensidige forpliktelser.

Force majeure: Skulle det inntreffe en ekstraordinær situasjon som ligger utenfor partenes kontroll som gjør det umulig å oppfylle plikter etter denne kontrakten og som etter norsk rettspraksis må regnes som force majeure, skal motparten varsles om dette så raskt som mulig. Den rammede parts forpliktelser suspenderes så lenge den ekstraordinære situasjonen varer. Den andres parts motytelse suspenderes i samme tidsrom.

Reklamasjoner: Ved reklamasjoner skal borettslaget varsle vaktmester så raskt som mulig slik at vaktmester for anledning til å rette opp i forholdene. Dersom dette ikke blir gjort innen rimelig tid, har borettslaget rett til å få dekket kostnadene ved at andre retter opp det mangelfulle arbeidet.

Tvister: Ved tvist angående denne avtalen pålegger det partene snarest å gjennomføre forhandlinger. Dersom disse ikke fører fram, vil tvisten løses ved vanlig domsforhandling. Partene kan også velge å løse tvisten ved voldgift. Forhandlinger i eller utenfor rettsvesenet fritar ikke partene for forpliktelsen i denne avtalen (utover det som er omstridt). Partene vedtar Oslo som verneting i alle tvister som angår denne avtalen.
***
Denne avtalen er utskrevet og signert i to – 2 – eksemplarer med ett til hver av partene.