Til trepleiere o.l.
Tilbudsforespørsel:
Rammeavtale om felling/trimming av trær og busker, 2019
Hallagerbakken borettslag ønsker å inngå en rammeavtale med et firma som kan dekke våre behov for
- fagrådgivning
- felling av trær og busker
- beskjæring av trær
- og tidvis beskjæring/stell av hekk
Vi er i ferd med å avrunde en søknadsprosess med i underkant av 50 søknader, og i utgangspunktet ønsker vi et tilbud på å få gjennomført vedtakene.
Situasjonen hos oss
Hallagerbakken borettslag er omgitt av furu, og mellom bebyggelsen råder naturområder og naturlig vegetasjon. Slik ønsker vi at det skal fortsette. Med dette må også vedlikeholdes, og tidvis må vi forandre for å bevare det naturområdet borettslaget er etablert i.
Vi har en Uteveileder for beboerne som gir noen føringer for uteområdene (og som leverandører også må sette seg inn i).
Styret legger opp til at man skal ha en større trepleie-runde med 3-4 års mellomrom – lik den vi nå har i 2019. I mellomperiodene forholder styret seg normalt til trærne bare dersom de representerer en (potensiell) risiko, mens frukttrær, hekker og annen beplantning må vedlikeholdes og stelles. Dette blir gjort på dugnader, i vårt sommerjobbprosjekt av ungdom eller av vår vaktmester. Dersom det er større ting på gang, engasjerer vi trepleier.
Rammeavtale
Vi ønsker å inngå en rammeavtale med noen som kan tilby:
I: Fagrådgivning
Vi trenger tidvis rådgiving knyttet til
- i hvilken grad et tre er en mulig risiko, om det er friskt etc.
- vurdere levevilkår for trær, planter der de er
- m.m.
Det kan også være aktuelt å be om råd om beplantning o.l., men det er ikke primærbehov som skal dekkes av rammeavtalen. Vi er interessert i bidrag til å forbedre Uteveilederen når den skal revideres, fra tips om nyttige sider på web (som: https://trepleieforum.no/publikasjoner/foredrag) til veiledning og råd på konkrete problemstillinger.
Dokumentasjon: Vi ber om informasjon som gir oss anledning til å vurdere fagkyndighet hos tilgjengelige ansatte hos dere. Eksempel: Relevant fagutdanning og/eller sertifisert arborist, ETW eller ISA, samt relevant erfaring.
Pris: Timepris
II: Gjennomføre trepleie-vedtakene
Vi gjennomfører den store trepleierunden omtrent slik:
- Andelseierne kan søke om å fjerne-, beskjære eller nyplante trær o.l.
- Søknadene blir vurdert av styret m/hjelpere som vårt Grøntutvalg
- Vi utarbeider et høringsdokument med alle søknadene og vår vurdering og et foreløpig vedtak
- Beboerne kan gi nye argumenter eller innspill til alle søknadene
- Styret tar en endelig beslutning og engasjerer noen til å gjennomføre tiltakene
Årets runde er beskrevet her: https://hallagerbakken.no/trepleie/2019/
Her finner man også høringsnotatet som beboerne kan gi innspill til. Fristen for dette er 7. juni 2019.
Vi ber om et tilbud på gjennomføring av alle vedtak i høringsnotatet. Vi ber om en fastpris på mest mulig. På de søknadene/vedtakene hvor dette er meget vanskelig, ber vi om et prisestimat. Vi vil oppfordre til å ta en befaring av området, men grunnet kapasitetsproblemer vil vi neppe kunne delta på en befaring ifm. med denne tilbudsrunden.
Vi ber om et tilbud innen 7. juni. Med utvalgt(e) leverandører vil vi eventuelt ha en oppklaringsrunde, og med valgte leverandører vil vi ta en nøye befaring før endelig avtale gjøres. Dersom vi ikke blir anbefalt noe annet, forventer vi at jobben gjøres tidlig på høsten.
Tilbudet kan gjerne struktureres slik:
- en samlet fast pris på vedtakene som ligger i søknadene nr xx, xx etc
- en samlet pris på tilsvarende i søknad nr xx, xx, men her forstår vi at det kan være vanskeligere å gi en fast pris, så denne kan gis med et forbehold/feilmargin på +/- 15%
- på søknadene xx, xx vil vi ha et grovt estimat i første runde, og en mer presis pris etter en eventuell befaring.
III: Gjennomføre ulike oppdrag i ‘mellomperiodene’
Her vil vi bare varsle om at det vil komme forespørsler/oppdrag i mellomperiodene. Det vi har per i dag, har vi lagt inn i høringsnotatet.
Generelle krav
- Befaring: Etter avtaleinngåelse skal leverandør og styret gjennomføre en befaring hvor nødvendig merking foretas og spørsmål avklares. På befaring skal den som skal fungere som ‘arbeidsleder’ for leverandøren være med.
- Avfall: Greiner, busker og annet som blir felt/fjernet, skal deponeres i hageavfallsbingen til borettslaget. Større greiner/trær skal kappes opp i mindre deler slik at de lett kan flyttes, og de skal deponeres i bingen eller ved siden av den – etter nærmere avtale med styret.
- Formelle krav: Leverandøren må fremvise at de har de vanlige formelle tingene på plass (firmaattest, tar/har HMS-ansvaret, er korrekt forsikret osv.), og vi forventer at alle som skal utføre noe hos oss, er ansatt direkte hos leverandøren. Vi kan avtale noe annet ang. sistnevnte punkt, men det skal i så fall være gjort eksplisitt på forhånd.
- Husordensreglene: Støybestemmelsene og annet i Husordensreglene skal overholdes.
- Informasjon til beboerne: Styret tar ansvaret for informasjon til beboerne før iverksetting av arbeidet. Leverandøren er ansvarlig for å sette opp en plan for arbeidet, som informasjonen til beboerne vil bygge på.
Private oppdrag
Vi ser gjerne at leverandøren også tilbyr sine tjenester til andelseierne privat. Ved private oppdrag må det sendes en kopi til styret – og i forkant – av det som ønskes gjort. Unntakene er for ting som helt opplagt tilhører andelseiers myndighetsområde som vedlikehold av egen hekk.
Vi forventer av leverandører vi har avtaler med at de varsler styret om mulige konflikter med våre føringer og bestemmelser tilknyttet forespørsler om oppdrag.
Vurderingskriteriene
Vi vurderer innkomne tilbud etter:
- opplevd oppdragsforståelse og kompetanse
- opplegg for gjennomføring og pris på årets trepleie-forespørsel
- referanser (alle som er forespurt, er i utgangspunktet anbefalt av andre borettslag og/eller andre vi allerede har rammeavtaler med)
Kontaktinformasjon
Tilbudet sendes til <styret@hallagerbakken.no>
Sist oppdatert: 23/5-2019