Ingen av oss i styret er bygningsingeniører. Vi er naboer som er valgt til å ta vare på et borettslag, altså et fellesskap der hver enkelt eier en andel og retten til å bo i egen leilighet, mens byggene og uteområdene eies sammen. Likevel skal vi med jevne mellomrom «styre» byggeprosjekter vi ikke fullt ut forstår. Dette er tanker underveis, ikke en fasit.
Et skille er greit å ha på plass først. En utbygging kan være et privat tiltak. Da er det en andelseier, en av eierne i laget, som setter i gang selv, og som må ha godkjenning fra styret. Eller den kan være noe borettslaget selv står ansvarlig for, for eksempel en rehabilitering. Uansett er spørsmålet det samme: hvor tett skal styret følge med, og hvor mye skal vi egentlig styre?
Private tiltak
Hva bør ligge på plass før noen bygger ut? Hos oss i Hallagerbakken har vi laget en Byggeveileder. Den gir rammer, føringer og råd for private prosjekter, så andelseierne kan planlegge før de søker styret.
Berører tiltaket fasaden eller andre ytre forhold, må det også søkes til kommunen. En andelseier kan ikke søke kommunen selv, for det er styret som representerer borettslaget utad. Har vi først godkjent søknaden med vilkår, gir vi som regel andelseieren fullmakt til å søke kommunen likevel. Vedtaket vårt følger da med som en del av grunnlaget.
Én ting er vi strenge på: vi tar ikke ansvar for hvordan det private arbeidet utføres. Andelseieren er selv fullt ut ansvarlig for at lover og vilkår følges. Vi går ikke rundt og kontrollerer arbeidet mens det pågår, og vi vurderer ikke om det utvikler seg riktig. Men får vi et varsel fra andelseieren, en nabo eller andre om at noe kan være galt, altså et avvik fra reglene eller tillatelsen, sjekker vi det og tar stilling. Det hender vi gir pålegg om retting, og vi har beordret full byggestans mens vi undersøker hva et varsel dreier seg om. En klok andelseier sier fra selv med en gang det er klart at noe ikke stemmer med lov eller tillatelse.
Når arbeidet ser ferdig ut, melder andelseieren fra til kommunen der det kreves. Kommunen gir eventuelt en sluttattest, en bekreftelse på at arbeidet formelt er avsluttet, og det tar vi til etterretning. Vi vurderer ikke det ferdige resultatet ut over det vi enkelt kan se utenfra.
Så litt om penger her. Bygger noen ut og får flere kvadratmeter, kommer det et tillegg på felleskostnadene, de månedlige utgiftene alle boligene betaler til fellesskapet. Satsen ble bestemt på en tidligere generalforsamling, møtet der alle eierne har siste ord. Én ting til: hvis en søknad koster styret ekstra, må andelseieren dekke det. Det gjelder også oppfølgingssøknader, for eksempel når det dukker opp avvik eller endringer underveis. En vanlig, godt forberedt søknad er i praksis gratis. Er den komplisert eller gir mye ekstraarbeid, kan det komme en regning. Vi er heldige som for tiden har et byggeutvalg med god kompetanse som hjelper styret med vurderingen.
Vi har også begynt å be andelseierne om å sende oss dokumentasjonen de får fra entreprenør og håndverkere, så vi har den i vårt eget arkiv. Det er ikke for å ta på oss ansvar. Det er fordi det blir mye lettere å nøste opp i ting hvis det for eksempel skulle bli en forsikringssak om noen år.
Felles tiltak
Skal borettslaget selv gjennomføre en rehabilitering, for eksempel, nye uteboder, rehabiliterigt av tak, lager vi en samlet prosjektplan. Trolig må vi søke kommunen også. Med planen som grunnlag kjører vi en anbuds- og tilbudsprosess, der firmaer konkurrerer om jobben og gir oss en pris.
I forkant har styret som regel leid inn eksterne fagfolk til å vurdere tilstanden på byggene og til å prosjektere, det vil si å tegne ut i detalj hva vi vil ha gjort. Det blir grunnlaget for anbudet.
Vi har lært at den enkleste veien ikke holder, eller at den blir for risikabel: å nøye seg med en tilstandsvurdering og litt prosjektering, og så sette bort resten til en entreprenør, altså hovedbedriften som utfører jobben. Styret må være tettere på enn som så. Derfor beholder vi gjerne den eksterne rådgiveren som hjalp oss å skrive kravspesifikasjonen, beskrivelsen av akkurat hva vi vil ha og krever. Rådgiveren blir da et bindeledd mellom oss og entreprenøren, og har kanskje også vært med på å velge vinneren i tilbudsprosessen.
Kontrakten bygger som regel på en byggestandard, et ferdig sett med kontraktsregler for byggearbeid, som styret ikke fullt ut skjønner. Og så skjer det vanlige: entreprenøren melder om nødvendige avvik som må følges opp, gjerne med en høyere regning på toppen. Styret har sjelden grunnlag for å avgjøre om avvikene virkelig er nødvendige, eller om jobben kunne vært gjort på en annen måte. Der er rådgiveren gull verdt.
Det er én ting å være obs på. Skyldes svakhetene i avtalegrunnlaget rådgivningsfirmaet selv, er de neppe like ivrige etter å innrømme det når prosjektet er i gang. Den risikoen mener vi likevel er til å leve med, sammenlignet med alternativet.
Mer myndighet enn man tror
Styret har mye mer myndighet enn mange andelseiere aner, og enn mange nye styremedlemmer selv er klar over. Samtidig lønner det seg å bruke trafikkreglene her også: det er ikke alltid smart å hevde retten sin fullt ut, selv om man har den.
Et viktig skille går mellom vanlig, løpende vedlikehold og de større rehabiliteringene. Det løpende kan styret bestemme fortløpende, uten å spørre noen. Store rehabiliteringer havner fort på generalforsamlingen. Det er stort sett lurt å ha et generalforsamlingsvedtak i ryggen på et større løft, og skal finansieringen dekkes med nye lån, må man ha det.
Verdt å ta med: alt fra husveggen og utover er borettslagets eiendom, og der er det styret som bestemmer. Hos oss kan en andelseier disponere inntil fire meter ut etter søknad, men alt som settes opp der, som en platting eller en hekk, må det søkes om. Andre steder får man kanskje bare disponere to meter, og hekker eller andre stengsler er ikke lov i det hele tatt. Vi har laget en Uteveileder for å gjøre dette mer forutsigbart, behandle folk likt og gjøre det enklere for den enkelte.
Litt mer om penger
Ved private tiltak dekker andelseieren alt selv. Men kommer det for en dag noe underveis som styret, altså borettslaget, normalt har ansvaret for, er det ikke sikkert vi tar den kostnaden med en gang.
Et eksempel: midt i en utbygging viser det seg at et par vegger burde vært bedre fuktsikret etter dagens krav, og andelseieren lurer på om borettslaget tar regningen. Vi kan godt være enige i at dette normalt er vårt ansvar å følge opp. Men vi må veie det mot alt annet vi har på bordet. At noen bygger ut akkurat nå, betyr ikke at vi ellers ville tatt tak i akkurat dette nå. Det kan ligge langt ned på lista. Da kan resultatet bli at andelseieren må betale utbedringen selv. (Vi har skrevet mer om hva vi legger i at «vi tar ansvar»: hallagerbakken.no/styrearbeid/vi-tar-ansvar-hva-betyr-det.)
Ved felles tiltak er det lett å tro at fellesskapet tar hele regningen. Den tanken holder bare til man ser litt nærmere på den. Et godt råd er å være tydelig allerede i generalforsamlingsvedtaket: hva dekkes i fellesskap, hva tar borettslaget ansvar for, og hva må andelseierne selv regne med å betale eller bidra med?
Så kan man lure på om et tiltak endrer felleskostnadene, eller kanskje fordelingsnøklen, altså hvordan de felles utgiftene fordeles mellom boligene. For private tiltak har vi hos oss et generalforsamlingsvedtak på at de som får flere kvadratmeter, enkelt sagt, også får et tillegg på de vanlige fellesutgiftene. Grunnen er at når det private arbeidet står ferdig, overtar borettslaget som regel ansvaret for det som er bygget, for eksempel et nytt inngangsparti. Det henger jo sammen med huset. Med på overtakelsen følger en liten småskrift: i den vanlige garantitiden for en privatperson, grovt regnet fem år, er reklamasjoner, altså klager på feil og mangler, fortsatt andelseierens ansvar.
Kan et tiltak gi høyere felleskostnader? Ja, selvsagt. Et dyrt fellestiltak betyr ofte mer lån. Mer lån betyr høyere kostnader for borettslaget, og dermed høyere felleskostnader for hver enkelt. Det er noe av det man må ta stilling til før prosjektet vedtas.
Fordelingsnøkkelen er det derimot ikke bare å endre på. Den ble satt da borettslaget ble opprettet, og i praksis ligger den fast, for en endring krever at alle de andre andelseierne er enige. Og det er alltid noen som taper på en slik endring.
Likevel: kan et tiltak som bare noen av andelseierne har nytte av, belastes bare dem? Tenk et lag med både rekkehus og blokker, der jobben bare gjelder blokkene. Kan man skyve regningen over på dem som bor der? Det er mulig, men da må laget ha gjort det slik fra første dag. Litt spisst: har normalen vært at oppussing av parkeringshuset, som ikke alle har plass i, gikk på fellesen og ble delt på alle, må samme prinsipp gjelde når man skifter vinduer bare i blokkene eller bare i rekkehusene. Da betaler alle. Over tid er det den linja som fungerer best i et borettslag.
Blokk og rekkehus ser ulikt på det?
Har laget både blokker og rekkehus, får man nesten alltid ulike prioriteringer. Blokkfolk er gjerne mest opptatt av heis, fellesarealer og fasade. Rekkehusfolk tenker mer på tak, drensrør, hager og utvendig treverk. Representerer styret bare den ene typen bolig, blir vedtak fort lest som «oss mot dem», uansett hvor godt begrunnet de er. Derfor er det verdt å sørge for at begge gruppene er representert. Det gjør mye for tilliten.
Forskjellen i perspektiv betyr like mye. Den som har bodd i laget i to år, ser gjerne det nære: husleia denne måneden, snømåkinga sist uke, ønsket om en oppgradering nå. Styret må forvalte verdiene i et perspektiv på ti til femten år. Når tunge løft som takskifte eller nye rør må komme først på den lange tidslinja, kan det som haster for den enkelte, lett virke nedprioritert, selv om det egentlig handler om lovpålagt og ansvarlig drift.
To ting demper slike misforståelser. Det ene er å vise fram den langsiktige vedlikeholdsplanen. Ser beboerne hvorfor pengene går til blokkfasaden i år og rekkehustaket om tre, blir det vanskeligere å påstå at noen blir forfordelt. Det andre er å minne om hva styret faktisk er satt til: å ta vare på byggene og fellesverdiene over tid, ikke bare å slukke dagens branner.
Private tiltak i et fellesinnkjøp
Så er det blandingsprosjektene, der fellesskapet organiserer noe ikke alle kan eller må være med på, for eksempel et felles opplegg for å pusse opp bad. Alle trenger ikke å få det gjort, men mange bør. Styret kan hente inn tilbud og la beboerne bli med på et fellesopplegg som gjør hvert bad mye billigere. Det må være helt greit.
Det viktige er at det er klart på forhånd hva hver enkelt må betale for sin egen del, altså selve badet, og at man kanskje også må dekke en andel av de felles kostnadene i prosjektet, som bytte av noen felles rør. Grunnen til det siste er at rørbyttet er nødvendig for å pusse opp nettopp det badet, og at det ikke ville trengtes om jobben ikke ble gjort. Denne presiseringen er viktig, for den hindrer at slike kostnader glir rett over på de vanlige felleskostnadene. Slik jeg ser det, hører de til den private utbyggingen, selv om den skjer gjennom et fellesopplegg.
En andelseier som ikke er med, eller som ikke har nytte av jobben, slipper å betale. Til gjengjeld må vedkommende godta at håndverkere kanskje må inn i boligen for å gjøre jobben for naboen over og under, for eksempel i en blokk. Blir det skader eller endringer hos denne andelseieren, må utbedringen inn i regningen de andre deltakerne deler på.
Sluttord
Vi er fortsatt amatører i dette. Lista over det vi ennå ikke har skjønt, er nok lengre enn vi liker å innrømme. Men noe har vi lært, og det gir vi gjerne videre til neste styre.
Sist oppdatert: 20/8/29026 Bjørn Tommy Tollånes
