Styret bruker naturligvis ofte fagfolk i forbindelse med at beslutninger som skal fattes. Det kan være firmaer vi har rammeavtale med – som innen elektrisitet, VVS, skadedyr osv. til rådgivende ingeniører i bestemte saker. Vi er også så heldig at vi har personer innen borettslaget med fagkompetanse, interesse for og/eller kapasitet til å bidra. I dag har vi utvalg som gir råd og bistår saksbehandlingen i forbindelse med ulike forhold, alt fra vurdering av søknader til utforming av ulike planer. Innspillene vi får, er gjerne delt i ulike kategorier:
- juss: hva er de juridiske problemstillingene eller hva er relevant juss i saken.
- fag: faglige betraktninger og vurderinger – og tidvis klare faglige råd.
- styrets domene: utvalgene tydeliggjør ofte problemstillinger som styret må/bør ta stilling til, og som gjerne utvalget-som-utvalg ikke skal mene for mye om.
De viktigste bidraget fra utvalgene til styret er i form av begrunnede spørsmål fordi vi trenger å forstå hva som er juridiske og faglig spørsmål, i de konkrete sakene vi diskuterer. Dette er normalt en forutsetning for å kunne ha gode vurderinger og for å kunne formulere gode ‘bestillinger’ til eksterne fagfolk.
Våre utvalg
Byggeutvalget gir innspill til byggesøknader, byggtekniske saker, vedlikeholdsplanen og en del mer. Byggeutvalget utformer «Byggeveilederen».
Grøntutvalget benyttes i forhold til trepleie-søknadene og saksforhold knyttet til naturen rundt oss, samt saker knyttet til «uteforhold». Sistnevnte kan være knyttet til byggesøknader utenfor leilighetene, oppsett av de nye postkasseanleggene, hvordan hele uteområdet rundt flaggstangområdet kan/bør utføres og mye mer. Grøntutvalget utformer også det vesentligste av «Uteveilederen». Grøntutvalget har også hatt en tendens til å ordne opp og gjøre ting for felleskapet etter samråd med styret.
Lekeplassutvalget gir innspill til utbedringer og praksis rundt lekeplassene i borettslaget.
Andre utvalg: Styret er åpen for kortvarige eller langvarige utvalgt dersom vi opplever det som nyttig.
Åpenhet
Utvalgene er ikke ansvarlig for noen andre enn styret. Det er styret som tar alle beslutninger, -ofte etter innspill og råd fra utvalgene.
Enkeltmedlemmene skal ikke kontaktes av beboerne i enkeltsaker. Utvalgene jobber for borettslaget ved å gi innspill til styret, ikke enkelte beboere! Utvalgsmedlemmer, såvel som styremedlemmer, deltar naturligvis ikke i behandlingen av saker hvor de har egeninteresse via bosted, venneforhold osv
Utvalgene får ikke i utgangspunktet en godtgjørelse og de kan ikke forplikte borettslaget eller påføre borettslaget kostnader uten å ha eksplisitt ha fått en skriftlig tillatelse for dette fra styret.
Styrets ansvar
Hvilke råd og innspill utvalgene gir styret i ulike saker, vil variere i mengde og styrke, og det vil også variere om disse helt eller delvis blir gjort offentlig. I søknadsprosessen knyttet til trepleie offentliggjør vi Grøntutvalgets råd i et høringsdokument, og i byggesaker blir ofte vesentlige deler av Byggeutvalgets innspill brukt direkte i styrevedtaket i enkelt saker.
Det er uansett alltid styret som har ansvaret for de beslutningene som tas!
Å bruke utvalgene privat
Vi får tidvis spørsmål om man kan bruke, spesielt Byggeutvalget privat som rådgiver o.l. Byggeutvalget har dessverre ikke kapasitet til å bistå beboere med individuell rådgivning. Byggeutvalget er i utgangspunktet styrets rådgiver i byggetekniske saker og saksbehandler for interne søknader. Utvalgets medlemmer kan derfor ikke ha rollen som andelseieres rådgiver.
Vi har samlet svar på mange spørsmål i forbindelse med store og små utbygginger i Byggeveilederen.
- https://hallagerbakken.no/byggeveilederen/byggeveilederen/
- https://hallagerbakken.no/byggeveilederen/onsker-du-a-gjore-noe-i-eller-rundt-boligen/
Når dette er sagt så er styret interessert i en god og tidlig dialog om deres planer, gjerne før dere bruker penger på konsulenter. Send oss en beskrivelse og enkle skisser av hva dere ser for dere. Jo mer presise dere er, jo lettere er det å gi kommentarer. Byggeutvalget vil i første omgang vurdere prosjektet i forhold til utbyggingsplanen for Hallagerbakken og offentlige forskrifter. Om nødvendig avtaler Byggeutvalget en befaring med dere.Sist oppdatert: 123. april 2023