Digital generalforsamling!

Hallagerbakken borettslag har som andre borettslag en plikt til å gjennomføre en generalforsamling iht. Burettslagslova. Kravene for å gjennomføre en gyldig generalforsamling er rimelig greie:

følge innkallingsreglene, herunder at noen saker er obligatoriske
bruke riktig type stemmeregler til hver sak
følge noen formelle krav
gjennomføres før utgangen av juni

Praksis har vært at den gjennomføres i et fysisk rom osv., men i forbindelse med Covid-19 har regjeringen gitt en midlertidig forskrift om unntak for fysiske årsmøter, noe som i praksis gir oss digitale generalforsamlinger med noe attåt i 2020. Den lille skriften i lovarbeidet skal vi ikke problematisere, men bare konstatere at det nå ser ut til å være allmenn enighet, blant annet hos OBOS og USBL) om at vi kan gjennomføre generalforsamlinger på denne måten.

Digitale gjennomføring?
Produktalternativene våren 2020 for digitale løsninger for årsmøter/generalforsamlinger er ikke akkurat mange og gode… Det er noen løsninger for å gjennomføre digitalt styrearbeid (f.eks. VISMA, ResOp, Lettstyrt, Styreplan, OBOS), noen for ‘avstemminger’ (Polly, MS Forms/Google Forms og andre undersøkelsesverktøy, etc), som kan inngå i en pakkeløsning og noen har også løsninger for digitale generalforsamlinger. OBOS har en løsning som heter «Digitale årsmøter» (en modul i Styrerommet.no).

Akkurat som ved en ‘vanlig’ generalforsamling:

må andelseierne møte opp. Dette gjøres ved en innlogging i systemet der man verifiserer sin identitet via Mobil ID eller en SMS. Dette gjør at borettslaget bør ha korrekt mobilnummer, og helst også epost, til alle sine eiere. (Det er det ingen av borettslagene som har akkurat nå). De som deltar via papir blir også registrert som deltagende når stemmeseddelen levers inn korrekt utfylt.
sakslisten må være tydelig,
og man må kunne stemme på sakene
og helst bør man ha muligheten til få hørt en presentasjon (styrets orientering), og ha en dialog mellom styret og andelseierne. Dette kan gjøres gjennom videokonferansesystemer (Zoom, Hangouts Meet, Teams/Skype for business etc)

Nyansene og problemene ligger ofte i detaljene, og situasjonen nå er at vi må gjøre det beste ut av det vi har tilgjengelig av kompetanse og verktøy. Vi har ikke funnet noen bedre alternativ til «Digitale årsmøter» og vil bruke den under årets generalforsamling.

Noe attåt
Alle er ikke fortrolige med digitale verktøy. Derfor bør/må vi ha en løsning for dem også. Paragraf 2, 1. punkt i forskriften sier «… eller på annen egnet måte, gis mulighet til å delta i behandlingen av sakene.» Det blir forstått som at vi også må ha en papirbasert løsning.

Så hva kan og bør vi gjøre? Det sier seg selv at vi ikke kan avvikle generalforsamlingen på et par timer en kveld som vanlig, men må la generalforsamlingen gå over noen dager. Og rådet fra OBOS og andre er at styret bør fokusere på kun å behandle de lovpålagte sakene. Det er for å unngå problemet med å foreta avstemminger på alternative forslag osv. der det er åpning for dette.

Hva gjør vi?
Borettslaget må sørge for at adresseregisteret vårt over alle andelseierne er rimelig oppdatert, og da er vi spesielt opptatt av å få registrert mobilnummer og epost som benyttes av den enkelte. Styret har nå i påsken hatt en aksjon for å samle inn mer kontaktinformasjon som har medført en del korreksjoner i vårt register. Her har det vært viktig å gjøre dette på en aktsom måte med tanke på personvernet!

Generalforsamlingen vil bli gjennomført slik:

Innkallingen er sendt ut på papir til alle eierne iht de frister som er stilt i loven. Denne ligger også tilgjengelig på våre nettsider. Styret anser derfor sakene som belyst. Men vi vil sørge for at det skal være mulig å stille spørsmål om sakene før avstemningene. De som deltar ‘via papir’ må gjøre dette på forhånd.
Generalforsamlingen gjennomføres i 4 faser
1. Forberedelse: Andelseierne gis anledning til å stille spørsmål/gi innspill til sakene som behandles på forhånd, og eventuelle komme med ‘benkeforslag’ til de sakene som behandles. Det er de samme reglene og praksis som gjelder for ‘benkeforslag’ som på en vanlig generalforsamling. F.eks. andre kandidater enn de foreslåtte til verv må være forespurt og ha akseptert å være kandidat til verv. Vi gjentar, det er de samme reglene, som igjen også betyr at det kun er endringsforslag på forslag til vedtak som man kan gi forslag på nå.
  Innspill/endringsforslag til den utsendte innkallingen på være hos styret senest kl. 18:00 den 21.april. Det er to innleveringssteder:
  - til styre-eposten (styret@hallagerbakken.no)
  - eller lagt inn på papir i styrets postkasse i HB 54
2. Presentasjonen: Vi åpner generalforsamlingen digitalt med en kort presentasjon av sakene. Der vil det gis anledning til noen spørsmål i sanntid (på chat). Godkjenning av innkallingen, prosedyre for gjennomføring av generalforsamlingen 2020, valg av stemmekorps (telling av digitale og manuelle stemmer) og av underskrivere til protokollen tas i sanntid.
  Vi åpner generalforsamlingen digitalt med en kort presentasjon av sakene. Der vil det gis anledning til noen spørsmål i sanntid. Godkjenning av innkallingen, prosedyre for gjennomføring av generalforsamlingen 2020, valg av stemmekorps (telling av digitale og manuelle stemmer) og av underskrivere til protokollen stemmes det over på samme måte som på de andre sakene.
3. Avstemminger: Vi åpner samtidig for avstemminger på alle sakene, men man behøver ikke å stemme for tidsfristen går ut. Generalforsamlingen vil vare i ca. en uke (teknisk: 8 dager fra åpning til lukking av Vibbo-løsningen).
  Tidsfristen for å avgi stemmer digitalt eller på papir (levert i styrets postkasse) er: 30/4 kl. 8:59!
4. Oppsummering/protokoll: Protokoll med avstemmingstall vil bli offentliggjort på vanlig vis når papir-stemmene er lagt inn og kontrollert, så raskt det lar seg gjøre.

Digitale andelseiere
Alle andelseiere oppmuntres til å delta digitalt. Alle som vi har korrekt mobiltelefonnummer til, vil få en SMS-innkalling til generalforsamlingen (påloggingsinfo). Avstemminger skjer deretter digitalt. Alle digitale avstemninger er anonyme for styret.

Deltagelse via papir
Andelseiere som ikke føler seg fortrolig med de digitale verktøyene, kan delta på generalforsamlingen ved å fylle ut et ‘deltakerskjema’ der de også kan stemme på sakene. Disse papirene vil bli manuelt gjennomgått av stemmekorpset.

Veiledning og eget skjema for spørsmål og et annet for avstemning, vil bli delt ut i alle postkassene i borettslaget før generalforsamlingen.
Fullmakter blir ikke godkjent på denne generalforsamlingen fordi man anser at denne prosedyren gir alle en sjanse til å delta.
NB! Det er de samme reglene som gjelder for hvem som kan stemme som normalt. Kun én eier fra hver andel (bolig), og man kan kun stemme én gang.

Når det gjelder spørsmål til regnskapet, orienteringen og annet, vil vi be om at de stilles så presist og tydelig som mulig. Så vil styret forsøke å svare på disse etter beste evne. Vi forutsetter at andelseierne har satt seg grundig inn i innkallingen før man formulerer spørsmålene.

Det er en ny og krevende måte å gjennomføre en generalforsamling på, så styret vil be om at alle bidrar konstruktivt og med tålmodighet i denne prosessen.

Mvh
Bjørn Tommy Tollånes
Styreleder/på vegne av styret

Sist oppdatert: 15. april 2020

Mer om digitale generalforsamlinger: