Welcome to Hallagerbakken borettslag   Click to listen highlighted text! Welcome to Hallagerbakken borettslag Powered By GSpeech
Hallagerbakken borettslag

Vaktmesterordningen i Hallagerbakken borettslag

Vedtatt i styret: 18.oktober 2016

Borettslaget engasjerer normalt et eller to firmaer (heretter kalt vaktmester) for å håndtere det vi kaller vaktmestertjenestene i borettslaget. Disse tjenestene er hva som skal til for at vi skal ha en løpende oppfølging av bygningsmassen, tekniske anlegg og uteområdene våre.

Det er kun styret eller den styret gir fullmakt som kan gi eller pålegge vaktmester oppgaver. Beboerne står fritt utover avtalen med borettslaget til å engasjere vaktmester for egen risiko og regning til egne formål. Med unntak av snørydding og strøing skal arbeidet normalt skje innenfor den normale kontortid (kl. 8-17) på hverdager.

Avtalen(e) med vaktmester er normalt løpende med mulighet for gjensidig oppsigelse ved normale forhold på 3 måneder (og med årlige forhandlinger om justeringer av arbeidsoppgaver og/eller avtaleforhold, herunder prisen).

I oppgaveporteføljen nedenfor har vi brukt tre hovedbegreper som vi har følgende forståelse av:

  • Kontroll ≈ en enkel funksjonssjekk
  • Ettersyn ≈  kontroll, konfigurering av systemer (f.eks. trykk på fjernvarme etter behov i den enkelte bolig), olje/smøre låser, skifte lyspærer og annet enkelt renhold og vedlikehold, etc
  • Vedlikehold ≈ reparasjoner, utskiftninger som ikke krever autorisasjon
  • «Etter behov» ≈ i praksis etter noe er påpekt av styret (ofte etter henvendelser fra beboerne)

[1] Bygninger
Borettslaget er eier av alle bygninger og skal derfor ha løpende ettersyn og vedlikehold av disse, samt foreta større rehabiliteringer når dette er nødvendig. Vaktmester har operative oppgaver i forhold til dette.

Tjeneste/oppgaveFrekvens
Funksjonskontroll av fellesdører, låser og pumper.

Det foretas nødvendig ettersyn ved kontroll av dørpumper/sylindere i form av smøring/justering.

Månedlig
Påsetting/avstenging av felles stoppekraner for utevann2 ganger årlig

(Vår/høst)

Inspeksjon av tak/membran/takhatter/takrenner
på blokkene og rekkehusene. Takrenner inspiseres fra bakkeplan.
I april og sept/okt
Rensing av slukrister (fra takrenner)Årlig, normalt på høsten etter at løvfallet er ferdig [og etter behov]
Generelt ettersyn av fellesrom (boder, «vaktmester- rommene», lagerrom som i underetasjen HB 38 og trappeoppgangene)Etter behov
Vaktmester-rommene m/utstyr

  • Holde oppdatert utstyrsliste m/tilstandsstatus
min 2x årlig
Ettersyn/rengjøring av styrerom *
(lokalene er tilgjengelig for vaktmester for lunsj, WC o.l.)
Ukentlig
Funksjonskontroll av alle brannluker i tak i oppgangene. Alle avvik skal varsles presist til styret skriftlig.Årlig (sommer-halvåret)
Funksjonskontroll av alle brannluker i balkongene i blokkene. Alle avvik skal varsles presist til styret skriftlig.

Varsling til beboerne og administrering av dette foretas av vaktmester.

UTGÅR
Vaktmester koordinerer dette årlig etter avtale med styret.
Kontakt med renholdsfirma: Vaktmesteren skal etterse at renholdet i oppgangene blir utført som avtalt. Avvik skal meldes renholdsfirmaet skriftlig, med kopi til styret.Månedlige stikkprøver

* Pr. 2016 har vi en avtale med renholdsfirma som koster/vasker oppgangene en gang i måneden, og vasker styrerommet.

[2] Tekniske installasjoner
Vaktmesteren har ansvar for drift og oppfølging av borettslagets tekniske anlegg.

Tjeneste/oppgaveFrekvens
Nøkler: Vaktmesteren er den eneste som kan rekvirere nøkler til borettslagets låssystemer. Vaktmesteren har ansvar for å levere ut og motta hovednøkler og nøkler til tekniske rom, samt holde oversikt over nøkkelbesittere.Etter behov
Radiatorer: Rykke ut ved radiator-problemer
Problemer med termostater, regulering av  vanngjennomstrømning i rekkehusleilighetene/i blokkoppgangen eller i det sentrale systemet skal først håndteres av vaktmester, som igjen varsler riktig instans (Hafslund, rørlegger etc) ved behov.  Beboere kan henvende seg direkte til vaktmester.
Etter behov
Belysning: Vaktmester har ansvar for ettersyn av alle gatelys, belysning i/rundt garasjeanlegg, tilknyttet uteboder, blokkoppganger etcMånedlig april til august, og hver 14. dag resten av året.
Avtrekksvifter:
√ Kontroll av vifter på takene; med presis skriftlig informasjon til beboer og styret når feil er funnet.
√ Utskifting av ødelagte vifter hvor det ikke kreves autorisasjon.
Årlig (og etter henvendelse)
Målavlesninger: Avlesing av strøm-målestasjoner
(ca. 15-? stk.), samt innlegging av data via web.
Kvartalsvis
avlesing.

 

[3] Felles uteområder
Vi skal ha det ryddig og ordentlig rundt oss i borettslaget. Dette er vårt felles ansvar som beboere og andelseiere. I tillegg til dette har vaktmester en rolle i dette løpende arbeidet. Fellesområdet er hele området til borettslaget utenom den andelen som er direkte tilknyttet den enkelte andelseier.

Tjeneste/oppgaveFrekvens
Papirplukking og rydding av uteområder ved hvert besøk, og ukentlig innvendig i garasjeanleggetUkentlig
Tømme felles avfallsbeholdereUkentlig april til september,
etter behov resten av året
Feil og mangler som oppdages og som  krever reparasjon, repareres  straks. Ved arbeider som går utover fullmakt for engasjement av andre håndverkere eller kostnadsbeløp, skal styret kontaktes.Etter behov
Ettersyn av sittegrupper, gjerder, trapper o.l.Månedlig
Montering og demontering av juletre med belysning hver jul/nyttår.Årlig
Fjerne brukte juletrær (samles på «lekeplassene» innen avtalt dato). Vaktmester deponerer disse på fast avhentingssted der Renovasjonsetaten henter gratis.Januar
Flagget: Vaktmester skal heise/senke flagget på de offentlige flaggdagene og iht. god skikk (www.flaggregler.no). Når det ikke flagges, skal vimpelen benyttes. Flagget (og vimpelen når flagget benyttes) skal oppbevares på en trygg måte. Borettslaget flagger (halvstang) ved bisettelser av beboere når styret er varslet på forhånd av noen.Iht. regler
(og etter behov)
Pt. november 2016, har brl avtale med en beboer om dette.
Lekeplassene og apparater skal etterses og da spesielt for feil/oppstillinger som kan medføre fare (herunder avføring fra dyr).Hver 14. dag i  sommer- halvåret, og jevnlig i vinterhalvåret.
Sandkassene:
Vaktmester vender det øvre lag med sand (10-15cm), og renser ut det som ikke hører hjemme her en gang i mnd. i frostfrie måneder. Bytting av/etterfylling av (godkjent) sand i sandkassene på lekeplassene ved behov (minimum 30 cm. av øverste lag skal utskiftes). Brukt sand tømmes eventuelt på godkjent deponiplass. Sanden kan normalt ikke gjenbrukes.
En gang i mnd. i frostfrie måneder

 

 

 

Søppelrom/-hus: Vaktmester skal etterse alle søppelrom/-hus jevnlig for feilbruk og uorden.

Avfallsbeholderne skal flyttes og feies under etter behov hver 14. dag i blokkene og månedlig i søppelhusene.

Søppelrommene i blokkene skal rengjøres innvendig (vegg, dører, gulv) med egnet såpe hvert kvartal (eller etter behov)

 

Hver 14. dag
/månedlig

Hvert kvartal

Sykler, barnevogner, bildekk og annet som er hensatt under trapper og andre steder, skal fjernes etter at de har vært merket med beskjed om at dette vil skje (med minimum en måneds varsel). Ting som representerer en sikkerhetsrisiko, skal det fjernes umiddelbart.2 ganger årlig
(april + september)
Plener og beplantede grøntområderFrekvens
Gjødsling eller kalking
Gressklipping når gresshøyden er >5 cm.
Med gressklipping forstås full gjennomklipping, inkl. kanttrimming (inkl. kanttrimming  langs stikk-veier/gjerder). Ved gressklipping blåses tilliggende asfalterte gang-/kjøreveier rene for gress. Skrenter som ligger ut fra bo-området klippes minimum 4 ganger pr. sesong.
Etter behov
Beskjæring/klipping av hekker/busker på fellesområder
[se vedlagte kart]
Min. 3 ganger per sesong
Trepleie: Borettslaget har egne prosesser for beplantning, beskjæring og felling av trær der arborist/trepleier og/eller anleggsgartnere normalt er rådspurt. Ref. Uteveilederen for detaljer.
Arbeidet settes normalt ut på anbud.
Etter avtale/behov
Løvraking: Vaktmesteren er ansvarlig for samling og bortkjøring av løv på borettslagets område.Etter behov og min en gang før 17. mai og ca. 2x i september/oktober
Vanning: I samarbeid med Grøntutvalget skal det avtales et vanningsregime på utvalgte områder!Etter behov i sesongen
Gangveier, oppmerkede stier
(dette inkl. noe «utenfor» bommene)
Frekvens
Alle veier/stier feies og ryddes. Kjørbare veier feies maskinelt, og andre veier/stier ryddes manuelt. Oppsop tømmes på godkjent deponiplass.2 ganger i året
(april/mai + september)
Gårdskummer og gangveissluker
kontrolleres og ettersees. Synkekummene måles og tømmes ved behov.
Årlig
(eller etter behov) (mai)

 

[4] Parkeringsanlegg og parkeringsområder
Målet er å ha et trygt, innbydende og funksjonelt parkeringsanlegg for beboerne i borettslaget og tilsvarende parkeringsfasiliteter på oppmerkede parkeringsplasser.

Tjeneste/oppgaveFrekvens
Garasjeanlegg: Ettersyn (inkl. smøring) av porter, dører, låser, automatisk port-åpner og lys, samt fjerne avfall o.l. i baktrappen.Månedlig,
eller oftere ved behov.
Feiing av garasjeanlegget innvending, på taket og alle uteparkeringsplasser.
Med feiing  i  garasje  forstås  kjørebane og  private oppstillingsplasser som er tilgjengelige.  Maskinell feiing skjer med for-vanning, oppsuging eller på annen måte som sikrer at støv/skitt ikke virvles opp. Baktrappen skal også rengjøres. Varsle beboerne om dette med oppslag/rundskriv min. 10 dager i forveien.
2 ganger i året

(april/mai + sept./okt.)

Varsle styret (eller den styret har gitt fullmakt) om potensielt misbruk av parkeringsplasser/fasilitetene,
eller om mulige brudd på parkeringsbestemmelsene
Etter behov.
Bommene: følge opp at disse blir vedlikeholdt (smøres m.m.)Min 1x i året /
etter behov

 

[5] Snø, is og det som hører vinteren til
Det skal være trygt og funksjonelt å bevege seg gående og i bil i borettslaget for alle på vinteren. Vi tilstreber å følge samme standard («universell utforming/tilgjengelighet») for dette som gjelder til enhver tid for statlige bygg/uteområder.

Tjeneste/oppgaveFrekvens
Etter snøfall på 5 cm ryddes gang*- og kjøreveier og parkeringsplasser. Dette innebærer også at alle innganger til felleslokaler/områder (som garasjeanlegg, oppganger til blokkene etc.) skal være ryddet, normalt senest 2 t. etter de andre tidsfristene).

  • Snøfall før kl. 23:00 skal være fjernet innen kl. 7:00 påfølgende dag.
  • Snøfall på dagen skal fjernes innen kvelden.
Etter behov
Gang-/kjøreveier: Maskinell sandstrøing ved behov med sand/pukk-blanding. Behov vurderes fortløpende av vaktmester (samt etter rekvirering fra styret). Strøing skal foretas senest 3 t. etter rekvirering fra styret.

Stiene i/ut av borettslaget skal også strøs så lenge de ryddes for sne.

Etter behov
Fjerne snø fra takoverbygg (baldakiner) når det er fare for ras. Etter behov
Veien ved siden av parkeringshuset tilhører borettslaget, og vi har ansvaret for snørydding/vedlikehold av denne. Etter behov

* Gangveier gjelder alle innmerkede gangveier/-stier i borettslaget. Her vil vi ha noe lavere standard for enkelte stier/trappeløp f.eks. de som går mellom veiene i borettslaget med trapper, mens stier mellom oss og Ravnåsen skal holde normalstandarden. Dette må eventuelt avtales/defineres nærmere med vaktmester.

[6] Oppgaver etter behov
Dette er oppgaver som borettslaget fort betaler ekstra for, og for å unngå overraskelser har vaktmester innkalkulert et avtalt timetall for et denne typen oppgaver.

Tjeneste/oppgaveFrekvens
Vaktmesteren har ansvar for å møte og tilrettelegge slik at innleide håndverkere effektivt kan utføre de oppgaver borettslaget har rekvirert. Ved større vedlikeholdsarbeider plikter vaktmesteren å delta på byggemøter ol.
Inntil 3 t* per måned for dette typen arbeid inngår i den faste avtalen. Utover dette skal det løpende avtales med styret.
Fjerne tagging/graffiti o.l. fjernes i en grad dette er mulig med tilgjengelige midler. Nødvendige malearbeid for å dekke over tagging/graffiti går under mindre reparasjoner.Etter behov
Mindre reparasjoner
Mindre reparasjoner defineres som reparasjoner under 1-2 timer og hvor det ikke kreves autorisasjon. Med mindre reparasjoner menes f.eks.: justering av dørpumper på fellesdører (eks. boddører), utskifting av deksler/kupler på lysarmaturer, fastspikring/fastskruing av løse bord på fellesgjerder/-sittegrupper, reparasjon av asfalt (hull i vei), o.l.
Inntil  3 t* per måned for dette typen arbeid inngår i den faste avtalen. Utover dette skal det løpende avtales med styret.
Etter behov
Vaktmester utarbeider en oversikt over tidspunkter når containere er tilgjengelig for beboerne, og henger oversikten på oppslagstavlene.
Frekvensen skal være ca. annenhver mnd. samt ekstra til januar (juletrær). Vaktmester rekvirerer containerne. Containere etterses 1 gang ved den enkelte utplassering, og komprimeres 1 gang hvis behov.
Etter nærmere avtale med styret.
Bistå Grøntutvalget med utkjøring og plassering av «blomsterkasser» o.l. for beplantning i borettslaget. Og tilsvarende hente dem inn igjen for vinterlagring.2 ganger årlig
Postkasseskilt: Bestille/montere postkasseskilt på postkassene fra borettslagets leverandør.Etter behov

* Disse timene registreres fortløpende og betales akonto per måned. Fire ganger i året avregnes førte timer opp mot betalte timer.

[7] Borettslagets forsikring og rammeavtaler
Vaktmester har ofte en rolle opp mot mulige forsikringsskader og våre rammeavtaler (p.t. avtale om VVS-tjenester, skadedyr og elektriker)

Tjeneste/oppgaveFrekvens
Mulige forsikringsskader eller vedlikeholdsoppgaver: Vaktmester vil normalt være den som foretar en «første diagnose» etter henvendelser fra beboere til styret om mulige forsikringsskader eller vedlikeholdsoppgaver. En skriftlig tilbakemelding (via e-post) gis snarest til styret etter inspeksjon og etter en avtalt mal.Etter behov
Vaktmester skal sette seg inn i våre rammeavtaler slik at disse kan benyttes mest mulig hensiktsmessig og kost-effektivt for borettslaget!Etter behov

 

8. Avtale
Avtalen med leverandøren ligger her vedlagt – uten priser – til orientering for andelseierne.

 

===========================================

Avtale om vaktmestertjenester

1. Partene
Avtalen er mellom Hallagerbakken borettslag v/styret (heretter kalt: oppdragsgiver) og Christiania Forvaltning & Eiendom AS (heretter kalt: vaktmester).
2. Oppgavene
Oppgavene som skal løses og tjenesten som skal leveres, er beskrevet i vedlegg 1 (heretter kalt arbeidsinstruks).

Arbeidsinstruksen (og denne avtalen uten beløp) vil kunne bli offentliggjort.

Arbeidsinstruksen kan endres eller spesifiseres/justeres i kontraktsperioden dersom begge parter er enige om det. Styret og andelseier kan iht. avtalen kontakte vaktmester når som helst på telefon 22 62 50 27. (Vaktmester vurderer selvstendig «hastedimensjonen» på henvendelser fra beboere).

Vaktmester er ansvarlig for at ansatte/engasjerte har tilstrekkelig kompetanse til å utføre oppgavene korrekt og kost-effektivt.

3. Underleverandør
Vaktmester har anledning til å benytte underleverandører til å utføre noen av oppgavene i denne avtalen, men dette skal avtales skriftlig på forhånd med oppdragsgiver.

Det er en forutsetning at underleverandør har innrettet sin virksomhet slik at tjenesten kan utføres også ved fravær som skyldes ferie, sykdom eller annet.

Vaktmester er ansvarlig for utførelsen av tjenesten også der hvor underleverandør benyttes. Underleverandøren skal utføre tjenesten i henhold til samme krav til standard og plikter som vaktmester. Vaktmester plikter å kontrollere at underleverandøren oppfyller dette. Vaktmester kan ikke forplikte oppdragsgiver overfor tredjemann.

4. Endringer og tillegg
Endringer og tillegg til denne kontrakt er betinget av skriftlig avtale undertegnet av Vaktmester og Oppdragsgiver

5. Tilstedeværelse
Vaktmester er til stede i borettslaget minimum 3 arbeidsdager i uken. Vaktmester skal tilstrebe å ha relativt faste folk (helst kun 2 personer) som jobber i borettslaget slik at de er kjent med de lokale forholdene og bygger en relasjon til borettslaget. Det er en forutsetning at vedkommende skal kunne kommunisere godt på norsk.

Med unntak av snørydding og strøing skal arbeidet normalt skje innenfor den normale kontortid (kl. 07-16) på hverdager. Husordensreglene skal likevel følges mht. støy.

Ved akutt behov for assistanse utover faste besøksdager/tider er dette inkludert i avtalen på hverdager innenfor normal kontortid kl. 07-16, dette ved spesielle hendelser, som f.eks. dersom en garasjeport ikke fungerer etc. Styret/beboere kan da benytte tlf. 22 62 50 27 for å melde behov. Disse prioriteres i forhold til andre pågående oppgaver for at man skal få kort responstid.

6. Periode og oppsigelse
Avtalen er løpende til en av partene sier den opp med 3 – tre – måneders varsel. Ved misligholdelse kan avtalen sies opp umiddelbart.

Ved oppsigelse av avtalen skal all dokumentasjon, utstyr og annet tilhørende borettslaget overføres/overlates til borettslaget, senest innen 10 dager.

Det legges opp til en rammeavtale med varighet på 4 år. Oppstart av oppdraget punkt 5 (i oppgavebeskrivelsen): 1. november 2016. Oppstart av det resterende oppdraget: 1. mai 2017.

7. Pris
De løpende oppgavene utføres til fast pris dersom ikke annet er avtalt konkret.

I perioden april til og med oktober er prisen satt til kr xxx,- pr. mnd. inkl. mva.
Totalt kr xxx, – pr. år inkl. mva. I perioden november til og med mars er det et tillegg på kr xxx,- pr. mnd. inkl. mva.
Totalt kr xxx,- pr. år inkl. mva. Singel er inkludert i prisen.

Vi har avtalt at det a konto faktureres 6 timer fast pr. mnd., som avregnes mot reelt benyttet tid fire ganger i året (januar, april, juli og oktober). Merforbruk pr. måned utover avtalt fast tid skal avtales på forhånd med styret.

Ikke inkluderte kostnader

  • Kostnader forbundet med renovasjon ved bortkjøring av avfall er ikke inkludert i avtalen.
  • Kostnader forbundet med slamsugerbil og renovasjon ved rensing/tømming av kummer/gangveissluk, er ikke inkludert i avtalen.
  • Kostnader forbundet med sikring/lift/høytrykksutstyr for inspeksjon/rensing av taksluk/takrenner er ikke inkludert i avtale.
  • Alle driftskostnader for maskiner/utstyr ved utførelse av arbeidsoppgaver som spesifisert i beskrivelse/instruks er inkludert i kontraktssum hvis ikke annet er presisert.

Oppdrag som faktureres på regning, har en timepris på kr xxx,- inkl. mva.
Utrykning etter avtale utenom normal kontortid faktureres med kr xxxx,- eks mva for 1.time, og deretter med kr xxx,- eks mva pr time.
Dersom ikke annet er forhåndsavtalt, tilkommer det ingen andre kostnader for borettslaget som f.eks. oppmøtegebyr, administrasjonsgebyr etc

Prisregulering
Prisene justeres med 100 % av konsumprisindeks 1. januar hvert år. Første regulering blir 1. januar 2018 med utgangspunkt i konsumprisindeks 01. januar 2017.

8. Anskaffelser av materiell/tjenester
Vaktmester kan anskaffe materiell på vegne av borettslaget etter fullmakt og i henhold til anskaffelsesreglementet til borettslaget. Materiell som anskaffes og tjenester som rekvireres til borettslaget, skal faktureres direkte til borettslaget.

Vaktmester betales for sin tid og kompetanse i forbindelse med anskaffelser og har ikke anledning til å ta noen form for kickback/overhead/provisjon o.l. På anskaffelser foretatt (og fakturert) via vaktmester kan påslag foretas ved forhåndsavtale. Da skal den underliggende fakturaen fra leverandøren fremlegges.

På oppgaver som går utover fastavtalen, vil borettslaget be om tilbud fra flere leverandører. Tidvis vil også vaktmester få anledning til å gi tilbud på slike oppdrag. Disse blir vurdert på selvstendig grunnlag.
9. Fakturering
Faste avtaler faktureres forskuddsvis månedlig, mens andre leveranser faktureres etterskuddsvis på samlet faktura pr. måned.

Borettslaget innvilges 30 dagers kredittid fra mottak av korrekt faktura til korrekt sted (http://hallagerbakken.no/styrearbeid/om-fakturaer-til-hallagerbakken-borettslag/).

10. Ansvar og forsikringer
Vaktmester plikter å ha lovpålagte forsikringer, samt forsikring til dekning av skader forårsaket av vaktmester.

Skader forårsaket av vaktmester (eller leverandører som faktureres via vaktmester), er vaktmesters ansvar og skal utbedres umiddelbart. Skader skal varsles umiddelbart når partene blir kjent med forholdet. Arbeid med utbedring av skade skal være påbegynt – og om mulig sluttført – innen 6 virkedager etter varselet. I eventuelle tilfeller hvor det er påkrevd å bestille materiell med leveringstid/ventetid på underleverandør/andre forhold som forsinker utbedring av skade utover 6 virkedager, informeres oppdragsgiver om forventet dato for ferdigstillelse. Vaktmester har fullt arbeidsgiveransvar ift. sine ansatte/engasjerte.

11. Plikt til å vite
Vaktmester skal kjenne til og følge opp relevante lover og forskrifter, samt borettslagets egne føringer som:

  • Vedtektene og Husordensreglene
  • Byggeveilederen
  • Uteveilederen
  • Anskaffelsesreglementet

og vaktmester skal kjenne innholdet i gjeldende (ramme)avtaler som borettslaget har inngått (i dag har vi rammeavtaler i forhold til VVS- og elektrikertjenester, håndtering av skadedyr, renhold og vektertjenester). Vi forventer også at vaktmester er kjent med vår Vedlikeholdsplan og HMS-plan.

Siste versjon av disse dokumentene vil til enhver tid være tilgjengelig via www.hallagerbakken.no. Rammeavtalene vil også ligge der (uten priser). Ved vesentlige endringer i disse dokumentene i avtaleperioden er borettslaget pliktig til å informere om at endringer har funnet sted.

12. Dokumentasjon og oppfølging.
Internkontroll
Vaktmester skal ha et kvalitetskontrollsystem. Systemet skal minimum inneholde

  • svakheter/feil i bygningsmassen og tekniske anlegg som bør inn i vedlikeholdsplaner o.l., eller som styret (eier) bør være oppmerksom på.
  • forhold som kan medføre risiko for skade på barn og andre beboere, eller på bygningsmassen
  • hvem som disponerer nøkler til fellesrom
  • utstyrslister for utstyr som eies av borettslaget eller som disponeres (eks. innleid utstyr) via vaktmesterlokalene og andre felleslokaler.

Vaktmesteren skal orientere styret snarest mulig om endring av beboerforhold (som framleie) i borettslaget som vaktmesteren blir gjort kjent med i kraft av sin stilling.

Rutiner som skal implementeres:
Alt som kan medføre fare for noen, skal umiddelbart varsles styret muntlig (og deretter skriftlig så snart det lar seg gjøre).
Arbeidsoppdrag i og utenfor den løpende avtalen dokumenteres skriftlig (også de som gjøres muntlig, og da senest en uke etterpå via e-post. Hovedansvaret for dette ligger hos vaktmester).

Alle arbeidsoppgaver som gis og medfører utgifter utover den løpende avtalen, skal bekreftes skriftlig av styret!
Vaktmester disponerer en e-postkonto <vaktmester@styret.hallagerbakken.no> som skal benyttes for å dokumentere varslinger og løpende avtaler mellom styret og vaktmester. Vi kan videresende e-post fra vaktmesterkontoen, men svar om operative forhold skal sendes fra (alternativt med kopi til) «vår» vaktmesterkonto.
Alle arbeidsoppgaver som gis og medfører utgifter utover den løpende avtalen, skal bekreftes skriftlig av styret!
Administrative systemer: Dersom ikke annet er avtalt, skal borettslagets administrative systemer benyttes der det er hensiktsmessig. Pr. dags dato har vi f.eks. oversikter og oppfølgingslister i Google Docs, som vi forventer vaktmester fortløpende bruker i sitt arbeid.

13. Mislighold, force majeure, reklamasjoner og tvister
Mislighold: Manglende etterlevelse/oppfølging av noe i denne avtalen kan medføre umiddelbar oppsigelse av avtalen og fritak for gjensidige forpliktelser.

Force majeure: Skulle det inntreffe en ekstraordinær situasjon som ligger utenfor partenes kontroll som gjør det umulig å oppfylle plikter etter denne kontrakten og som etter norsk rettspraksis må regnes som force majeure, skal motparten varsles om dette så raskt som mulig. Den rammede parts forpliktelser suspenderes så lenge den ekstraordinære situasjonen varer. Den andres parts motytelse suspenderes i samme tidsrom.

Reklamasjoner: Ved reklamasjoner skal borettslaget varsle vaktmester så raskt som mulig slik at vaktmester for anledning til å rette opp i forholdene. Dersom dette ikke blir gjort innen rimelig tid, har borettslaget rett til å få dekket kostnadene ved at andre retter opp det mangelfulle arbeidet.

Tvister: Ved tvist angående denne avtalen pålegger det partene snarest å gjennomføre forhandlinger. Dersom disse ikke fører fram, vil tvisten løses ved vanlig domsforhandling. Partene kan også velge å løse tvisten ved voldgift. Forhandlinger i eller utenfor rettsvesenet fritar ikke partene for forpliktelsen i denne avtalen (utover det som er omstridt). Partene vedtar Oslo som verneting i alle tvister som angår denne avtalen.
***
Denne avtalen er utskrevet og signert i to – 2 – eksemplarer med ett til hver av partene.

Kommentarer er stengt.